WWW.PDF.KNIGI-X.RU
БЕСПЛАТНАЯ  ИНТЕРНЕТ  БИБЛИОТЕКА - Разные материалы
 

«Правила хранения кадровых и бухгалтерских документов И. Зернова, эксперт журнала Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение Журнал ...»

Правила хранения кадровых и бухгалтерских документов

И. Зернова,

эксперт журнала "Учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение". – 2015. N 6 (июнь).

В процессе деятельности образовательного учреждения накапливается большое

количество документации, особенно в таких его структурных подразделениях, как кадровая

служба и бухгалтерия. В дальнейшем встает вопрос о судьбе документации в указанных подразделениях. В статье рассмотрим, что нужно делать с ней в соответствии с законодательными и нормативными документами.

Общие положения Правильное хранение документов необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности учреждения, а также строгого соблюдения действующих нормативных актов сфере документации.

Нормативных документов, которыми были бы конкретно регламентированы правила хранения кадровой и бухгалтерской документации, не издано.

Поэтому при рассмотрении заявленной темы будем руководствоваться следующими законодательными и нормативными документами:

- Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее Федеральный закон N 402-ФЗ);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ);

- Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (далее - Перечень N 558);



- Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (далее - Правила N 19);

- Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н);

- Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее - Положение N 105).

Под правилами хранения кадровой и бухгалтерской документации подразумевается соблюдение учреждениями:

- требований, предъявляемых к условиям хранения указанной документации;

- сроков их хранения;

- своевременности передачи определенных видов документации в государственные или муниципальные архивы;

- правил уничтожения документации с истекшими сроками хранения.

Требования, предъявляемые к условиям хранения документации Учреждения при хранении кадровой документации должны соблюдать следующие требования:

1. Исполненные кадровые документы нужно подшивать и хранить в делах в соответствии с номенклатурой дел.

2. Хранение кадровых документов, картотек, книг учета необходимо осуществлять в помещении кадровых служб учреждения, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися.





3. Трудовые книжки работников надо хранить в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Аналогичные требования предъявляются и к условиям хранения бухгалтерской документации. Согласно п. 6.2 Положения N 105 первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности нужно хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Положения п. 3 ст. 29 Федерального закона N 402-ФЗ обязывают учреждения обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Ответственность за сохранность документов возложена на руководителя учреждения.

Следует обратить внимание, что хранению подлежат подлинники документов учреждения.

Положениями п. 16 Инструкции N 157н установлено, что в случае пропажи, уничтожения или порчи первичных (сводных) учетных документов и (или) регистров бухгалтерского учета руководитель учреждения, а при отсутствии у него полномочий - орган, осуществляющий функции и полномочия учредителя, должен назначить комиссию по расследованию причин их пропажи, уничтожения, порчи, выявлению виновных лиц, а также принять меры по восстановлению первичных (сводных) учетных документов и регистров бухгалтерского учета.

При необходимости для участия в работе комиссии привлекаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора.

В подобных случаях составляется соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа учреждения и подлежащий хранению вместе с ней.

Такие же требования могут предъявляться и к кадровой документации.

Сроки хранения документации

Хранить кадровую и бухгалтерскую документацию следует в течение установленных Перечнем N 558 для всех или большинства учреждений сроков хранения.

Данный перечень состоит из 12 разделов. Из них:

а) кадровой документации посвящено два раздела:

- раздел 7 включает документацию по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

б) бухгалтерской документации посвящены разделы с 2-го по 4-й включительно. В них приведены документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне N 558, распространяются на все учреждения независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Постоянный срок хранения применяется теми учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, то есть являются источниками комплектования архивов.

Учреждения, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивных фондов, могут применять постоянный срок хранения. Такие учреждения должны хранить документы постоянного срока по Перечню N 588 в течение 10 лет.

Следует обратить внимание, что определенные документы, не поступающие в государственные, муниципальные архивы, в отношении которых Перечнем N 558 установлен постоянный срок хранения, необходимо хранить в учреждениях до их ликвидации, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.

К документам, подлежащим постоянному хранению, например, можно отнести следующие.

–  –  –

Временные сроки хранения применяются всеми учреждениями. В соответствии с Перечнем N 558 документам установлены следующие сроки хранения.

Перечень документов Срок хранения Кадровые документы Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, 75 лет договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об 5 лет установлении персональных ставок, окладов, надбавок Книги, журналы, карточки учета (приема, перемещения, увольнения 75 лет работников, личных дел, личных карточек, трудовых договоров, трудовых книжек) Журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки 5 лет Бухгалтерские документы Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы 5 лет первичных учетных документов и др.

) Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, 5 лет журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.) Первичные учетные документы и приложения к ним, 5 лет зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) Лицевые карточки, счета работников 75 лет Пунктом 14 Инструкции N 157н установлено, что учреждение обязано обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

При наличии технической возможности учреждение вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.

Учреждение должно самостоятельно устанавливать срок хранения документов с отметкой "До минования надобности", однако этот срок не может быть менее одного года.

Сроки хранения, установленные Перечнем N 558, нельзя снижать и повышать.

Повышение сроков хранения документов может быть только в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы учреждения.

Проведение работы по установлению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение осуществляется созданными в учреждении постоянно действующими экспертными комиссиями, в состав которых должны входить квалифицированные специалисты структурных подразделений под председательством руководителя учреждения.

Решения экспертной комиссии и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем учреждения. Экспертная комиссия рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

"Передача документации на хранение...

...в архив учреждения Кадровая и бухгалтерская документация постоянного и долговременного хранения, завершенная делопроизводством, должна передаваться для хранения в архив учреждения.

Согласно п. 3.7.2 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее - Правила работы архивов) в учреждении в каждом структурном подразделении ежегодно должны составляться описи под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, сформированные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел учреждения, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12 к Правилам работы архивов) в трех экземплярах и представляются в архив учреждения через год после завершения дел в делопроизводстве.

Передача документации в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем учреждения.

Примечание. Архив - структурное подразделение учреждения, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов (ГОСТ Р 7.0.8-2013 *(1)).

Документацию временного хранения (до 10 лет) на хранение в архив учреждения передавать не следует. Она хранится в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежит уничтожению (п. 3.3.2 Правил работы архивов).

Как было указано выше, постоянно действующая в учреждении экспертная комиссия на основании критериев ценности документов осуществляет их отбор на хранение в архиве учреждения, то есть производит экспертизу их ценности.

Примечание. Документ Архивного фонда РФ - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению (ст. 3 Федерального закона N 125-ФЗ).

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива (п. 2.3.4 Правил работы архивов).

Таким образом, комплектование архива учреждения осуществляется за счет документации, отобранной экспертной комиссией.

...в государственные или муниципальные архивы Из пункта 2 ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ следует, что учреждения должны обеспечивать отбор, подготовку и передачу документов в государственные или муниципальные архивы в соответствии с правилами, установленными специальным уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Таким образом, документы учреждения, относящиеся к документам Архивного фонда РФ, должны быть своевременно сданы им в государственные или муниципальные архивы.

Согласно п. 4.4.1 Правил N 19 документы Архивного фонда РФ принимаются от учреждений государственным и муниципальным архивами, организацией Российской академии наук в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с учреждением. Внеплановый прием документов Архивного фонда РФ, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации учреждения или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Архивные документы принимаются в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения, передающего указанные документы.

Документы Архивного фонда РФ должны быть приняты в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук по утвержденным экспертнопроверочной комиссией (ЭПК) описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с неистекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в учреждении. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

Таким образом, дальнейшее хранение документов Архивного фонда РФ осуществляется государственными или муниципальными архивами.

Порядок уничтожения документов в связи с истечением срока их хранения

Как было указано выше, при проведении экспертизы ценности документации в структурных подразделениях производится как отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, так и выделение дел с истекшими сроками хранения для уничтожения в соответствии с номенклатурой дел учреждения за соответствующий год, утвержденной руководителем учреждения.

Акты о выделении дел к уничтожению оформляются только после составления архивных описей (далее - опись) дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем учреждения (п. 3.7.24 Правил работы архивов).

К сведению. Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (п. 3.7.1 Правил работы архивов).

Описи составляются отдельно:

- на дела постоянного хранения;

- на дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- на дела по личному составу;

- на дела, состоящие из документов, характерных только для данного учреждения (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение дел должно оформляться актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 4 к Правилам работы архивов, утверждаемым руководителем учреждения.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (п. 2.4.7 Правил работы архивов).

Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

*** В этой статье рассмотрены основные моменты, связанные с хранением кадровой и бухгалтерской документации.

Архивные органы могут проверять правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

Следует также обратить внимание на важность соблюдения требований хранения кадровой и бухгалтерской документации, так как согласно ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб.

*(1) ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и

Похожие работы:

«К А Р Е Л Ь С К О Г О Ф И Л И АЛ А А К А Д Е М И И Н АУК СССР Г :? ТРУДЫ В ы п у с к VI В опросы лугов одств а и растен иеводства в Карелии 1956 И. В. И ЛЬИНА ДИФФЕРЕНЦИАЦИЯ ПЛОДОВЫХ ПОЧЕК ЯБЛОНИ В КАРЕЛИИ Как известно, при продвижении на север значительно меняютс...»

«УДК 811.11-112 Т. П. Третьякова T. P. Tretyakova О лингвистической интерпретации современных стереотипов On Interpretation of Modern Stereotypes Статья посвящена описанию трех основных подходов, принятых в лингвистике для представления стереотипных форм речевого поведения как форм коммуникативного зна...»

«Пресс-коммюнике № 2007-147 Образование для всех к 2015 году: добьемся ли мы успеха? Выход в свет Всемирного доклада ЮНЕСКО по мониторингу ОДВ 2008 года Париж/Нью-Йорк, 29 ноября – С 2000 года наблюдается стремительный рост числа детей, поступающих в начальную школу, никогда...»

«Ташполотов Ы., Садыков Э. (Ошский государственный университет) Перспективы развития Хайдарканского ртутного комбината АО Хайдарканский ртутный комбинат расположен в поселке Айдаркен Баткенской области. Численность населения поселка Айд...»

«Деноминация официальной денежной единицы Республики Беларусь в типовой конфигурации «Бухгалтерия для Беларуси» редакции 2.1 Ведение учета и деноминация в типовой конфигурации «Бухгалтерия для Беларуси» редакции...»

«Сухомлина Татьяна Александровна МОДАЛЬНОСТЬ БУДУЩЕГО ВРЕМЕНИ В ТЕКСТЕ Статья посвящена описанию модального значения будущего времени в англоязычном тексте. Автор приходит к выводу, что особенности реали...»

«Фортепианный отдел существует с первого года создания музыкальной школы (1968г.).На отделе работают 17 преподавателей: Преподаватели активно участвуют в городских конкурсах. Учащиеся отдела становятс...»

«ЖИЗНЬ ПРОРОКА МУХАММЕДА (Саллаллаху алейхи ве селлем) ПРЕДИСЛОВИЕ Би-сми-л-Лаhи-р-Раhмани-р-Раhим! Во имя Аллаха Милостивого, Милосердного! Всевышний Аллах ниспослал всему человечеству много полезных вещей. В судный день Аллах смилостивившись над верующими, идущими в...»

«консенсус: ПринЯтие реШений в свободноМ обЩестве Перевод: Tia, Feyrion, Фрибуретка, Черныш, иван ангаров, андрей, Саша кентукки, коСтя Художник: я. корректор: Петр рябов, СоФия дизайн, верстка: николай катин обложка: егор рогалев, коллектив «агенда» Книга посвящена вопросу принятия решений. Современное общество учит на...»

«1 Депрессия у пациентов, страдающих эпилепсией (Особенности феноменологии и подходы к лечению) Эпилепсия – одно из самых распространенных хронических заболеваний нервной системы. В индустриальных странах кумулятивный риск развития непро...»








 
2017 www.pdf.knigi-x.ru - «Бесплатная электронная библиотека - разные матриалы»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.