WWW.PDF.KNIGI-X.RU
БЕСПЛАТНАЯ  ИНТЕРНЕТ  БИБЛИОТЕКА - Разные материалы
 

«И. А. БУРОВА ДЕЛОВАЯ РЕЧЬ/ ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА Ч асть 1 Учебное пособие Рекомендовано редакционно-издательским советом университета в качестве учебного пособия для студентов ...»

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ (МИИТ)

Кафедра «Русский язык»

И. А. БУРОВА

ДЕЛОВАЯ РЕЧЬ/

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

Ч асть 1

Учебное пособие

Рекомендовано

редакционно-издательским советом университета

в качестве учебного пособия

для студентов 1—2 курсов

всех специальностей МИИТа

МОСКВА—2010

УДК 4: 612.825 Б. 91

Бурова, И. А. Деловая речь, деловая переписка :

учеб, пособие. Ч. 1 / И. А. Бурова. — М. : МИИТ, 2010. — 95 с.

Настоящее учебное пособие посвящено вопросам, связанным с правилами составления деловых бумаг, особенностями языка дело­ вого общения в письменной форме, обусловленными официально­ деловым стилем.

В пособии рассмотрены правила оформления делового пись­ ма в России в соответствии с ГОСТ 6.30—2003, виды деловых писем, особенности оформления и использования реквизитов деловых пи­ сем, анализируется структура текстов деловых писем, приводятся их примеры; обращается внимание на различия между регламентиро­ ванными и нерегламентированными деловыми письмами, а также уделяется внимание трудным случаям правописания, часто встре­ чающимся в официально-деловых текстах, с целью предупреждения ошибок.

Содержит материалы теоретического характера и практиче­ ские задания.



Основная цель — повышение уровня культуры деловой пе­ реписки, способствующей улучшению эффективности деловых свя­ зей.

Предназначено для студентов 1, 2 курсов всех специально­ стей МИИТа Рецензенты'.

Шаркова В. В. — старший преподаватель кафедры «Русский язык и межкультурная коммуникация» МИИТа;

Непряхина Т. В. — старший преподаватель кафедры «Русский язык и речевая коммуникация» Российского государ­ ственного торгово-экономического университета (РГТУ).

© Московский государственный университет путей сообщения (МИИТ), 2010 Предисловие Настоящее издание представляет собой учебное пособие (часть 1), основная цель которого — формирова­ ние у студентов языковой компетентности в рамках офи­ циально-делового общения (в письменной его форме), реализующейся в умении и навыках составления и оформления деловых писем, ведения деловой переписки.

Материалы пособия включают ряд тем, которые условно можно объединить в несколько групп. Это темы, связанные — с определением основных понятий, уточнением их содержания, в частности, понятия «деловое письмо» и «деловая переписка»; обращается внимание на существо­ вание регламентированных и нерегламентированных офи­ циально-деловых писем и их отличия. (В первой части данного учебного пособия основное внимание уделяется письмам регламентированным);

— со структурными и языковыми особенностями официально-деловых текстов, обусловленными как об­ щими требованиями к письменному тексту, таки обяза­ тельным использованием официально-делового стиля;

— с оформлением деловых писем в соответствии с ГОСТом Р 6.30—2003 и требованиями к оформлению ре­ квизитов;

— с предупреждением ошибок, наиболее распро­ странённых в практике ведения официально-деловой пе­ реписки (употребление и правописание сложных предло­ гов; Н и НН в кратких и полных формах им. прилагатель­ ных и причастий, правила употребления прописных и строчных букв в полных и кратких наименованиях орга­ низаций и высших учебных заведений, в названиях же­ лезнодорожных станций и т.д.).





Также приводятся модели синтаксических конст­ рукций и варианты их реализаций, схемы составления текстов различных видов писем, даются образцы писем, оформленных на бланках различных видов.

Пособие содержит теоретический материал и прак­ тические задания.

При изложении теоретического материала введена рубрика «Для тех, кто хочет знать больше», в которой помещены сведения, дополняющие и расширяющие ма­ териал для обязательного усвоения, что может быть ре­ комендовано студентам для самостоятельного ознакомле­ ния (самостоятельной работы).

Пособие подготовлено с учётом требований Госу­ дарственного образовательного стандарта высшего про­ фессионального образования и обеспечивает реализацию программы курса по выбору «Деловая речь / деловая пе­ реписка», а также соотносится с программами других курсов по выбору: «Деловая и научная речь», «Деловое общение», «Культура делового общения», «Практикум по деловому стилю речи» и может быть использовано в рам­ ках таких дисциплин, как «Современный русский язык», «Русский язык и культура речи» (на тех специальностях, где предусмотрено больше, чем 18 аудиторных часов в семестр) при изучении соответствующих тем.

Предмет и задачи курса Любая профессиональная деятельность связана с необходимостью иметь дело с какими-либо документами, вести различные по целям и формам (устная и письмен­ ная) переговоры, составлять тексты официально-деловых или коммерческих писем и т.д.

Правила составления документов и ведения доку­ ментации в соответствии с действующими нормами обес­ печивает такая отрасль, как «Делопроизводство и доку­ ментационное обеспечение управления» (Такое название закреплено ГОСТом Р 51141-98, а в старину она называ­ лась «вершением дел». В дальнейшем будет использо­ ваться традиционный термин «делопроизводство») Делопроизводство — это ведение канцелярских дел, совокупность работ по обеспечению деятельности учреждений и организации документов в них.

Предметом нашего внимания в рамках курса «Де­ ловая речь / деловая переписка» станет одна составляю­ щая его (делопроизводства) часть — правила составле­ ния деловых бумаг, в частности делового письма, адресо­ ванного российскому деловому партнёру; основная цель — повышение уровня культуры деловой переписки, спо­ собствующей улучшению эффективности деловых связей.

Деловое письмо, несмотря на наличие и активное использование в деловом общении современных техниче­ ских средств связи: мобильных телефонов, пейджеров, факсимильной связи, электронной почты и т.д., которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации и предоставляют возможность более оперативного реше­ ния вопросов, — не теряет своей актуальности.

Актуапъность деловой переписки в наше время обеспечивается следующими факторами:

— Деловое письмо является документом; инфор­ мация, содержащаяся в нём, имеет юридическую силу.

Разговор по телефону, например, не может быть прирав­ нен к составленному в письменной форме договору или официальному деловому письму. Все соглашения, кото­ рые были достигнуты партнёрами в ходе телефонных пе­ реговоров, не имеют юридической силы, если они не под­ креплены соответствующей документацией.

— В отличие от факса и компьютера деловое пись­ мо обеспечивает конфиденциальность, что является не­ маловажным условием в деловых отношениях.

Умение составлять деловые письма или хотя бы владение основными навыками его составления необхо­ димы для успешной реализации профессиональной дея­ тельности.

Профессионализм менеджера, руководителя пред­ полагает и языковую компетентность. Навыки владения популярными жанрами устной и письменной речи входят в число важнейших профессиональных навыков Внешние связи фирмы, определяемые социальны­ ми ролями «партнёр — партнёр», «поставщик — потре­ битель», реализуются как в жанре устных переговоров, так и в жанре делового письма. Умение вести разные по целям и формам переговоры, составлять текст официаль­ но-делового, коммерческого и рекламного письма опре­ деляет имидж фирмы, её культуру. Речь (устная и пись­ менная) т.о. может рассматриваться не только как гибкий и мощный инструмент экономической политики предпри­ ятия, но и как визитная карточка фирмы. Часто неубеди­ тельным является неряшливо или безграмотно составлен­ ный текст, обнаруживающий незнание стилевых норм и речевую беспомощность; он может быть расценен как ан­ тиреклама фирмы отправителя, порождает недоверие, снижает серьёзность отношения к информации; и напро­ тив, языковая компетентность обеспечивает эффектив­ ность речи, экономит время менеджера.

Для тех, кто хочет знать больше:

// Ознакомьтесь с фрагментами статьи Васильевой

Юлии, подумайте и ответьте на вопросы:

— Какие проблемы поднимает автор?

— Каковы основные особенности российского де­ лового письма?

–  –  –

торых непосредственно связана с деловой пере­ пиской В молодости Нина Ермилова писала по з а ­ казу подруг любовные письма. Успех, при том что адресатов она не знала, был абсолютный. В более зрелом возрасте Нина Григорьевна решила ис­ пользовать свое мастерство в другой сфере и по­ весила в Интернете объявление: “Пишу деловые письма”. В этот раз взаимности не получилось — за год на предложение никто не отреагировал.

Россияне свято верят, что умеют писать деловые письма. Лингвисты ж е считают, что с деловым письменным общением в стране сложилась очень печальная ситуация.

Вице-президент управляющ ей компании “Ренессанс Капитал” Вячеслав Давиденко согла­ сен с выводами специалистов на 110%. “Дело в том, что в наш ем обществе вообще не принято пользоваться деловым письмом к ак инструмен­ том”, — говорит он.

Однако понимание того, к ак должна вы ­ глядеть деловая письменная речь, у лингвистов и бизнесменов совершенно разное. Языковеды, н а­ пример, считают, что современный деловой рус­ ский язы к теряет все свои лучшие свойства, под­ вергаясь агрессивному воздействию западного письма. Менеджеры, напротив, называю т это ес­ тественным процессом по замене неудобного удобным.

Тлетворное влияние Алексею Олиферу западная привы чка стоила удачной вакансии. Привыкнув обращ ать­ ся к своему американскому начальнику запросто — “Энтони”, в письме к потенциальному работо­ дателю российского происхождения он обратился так ж е “фривольно”: “Уважаемый Николай!” “К а­ кой ж е он вам Николай? — оскорбились в отделе по работе с персоналом. — Николай Георгиевич т ак не любит”. Дальнейш их контактов не после­ довало, а менеджер долго думал, на кого оби­ жаться.

Язы коведы считаю т подраж ание зап ад ­ ным стандартам в этикетны х правилах и ф орм у­ лах деловых писем серьезной проблемой. Д аж е организую т кам пании в защ иту отчества. Про­ анализировав м атериалы сегодняш них газет, язы коведы обнаружили, что на долю сочетания полного имени и ф ам илии сегодня приходится 72% употреблений, упоминание только одной фамилии составляет 22,2%, н а долю имениотчества остается 5,8%. “Официальное обращ е­ ние по имени диктую т сегодня западны е ком па­ нии, которые приходят н а российский рынок, — говорит кан ди дат психологических наук, экс­ перт по вопросам докум енталистики и бизнескоммуникаций Мария Колтунова. — Но этикет­ ные знаки освящ ены традицией, которая не возникает н а пустом м есте”. Обращение по отче­ ству — это зн ак уваж ения и способ дополнитель­ ной д иф ф еренц иац ии. О днако в деловом сооб­ щ естве довольно быстро закрепляется западны й стандарт. “Я сторонник ам ериканской м анеры обращ ения, — говорит Д авиденко. — Стараю сь обращ аться на вы, но по имени: это демокраI тичнее”. _________________________________

Президент Magram M arket Reserch Марина Малыхина считает, что западный стиль обращ е­ ния приж ивается у нас не случайно. Российский бизнес очень молодой, и обращение по имениотчеству иногда выглядит довольно смешно. Это не вопрос культуры, а вопрос возраста, считает она.

Заграница не п ом ож ет У ученых на этот счет своя точка зрения. В России деловое письмо формировалось без малого тысячелетия, приводя языковые средства к еди­ ному стандарту и оттачивая деловые формулы.

Естественно, арсенал таких средств у нас очень велик, говорит М. Колтунова: “Регламентация де­ лового письма настолько вошла в нашу кровь, что нам трудно бы вает порой оторваться от нее даж е в рекламных текстах. Что говорить о деловой пе­ реписке, которая по определению стандартизи­ рована и формстизована. Мы ориентируемся на коллективное сознание, на стандарт”. В России письменное общение тяготеет к использованию клишированных фраз, их строгой закрепленно­ стью в текстовой структуре документа. У ам е­ риканцев, напротив, деловое письмо продолжает традиции устной публичной речи. В их деловой переписке можно встретить цитаты из Библии или стихов, риторические вопросы и восклица­ ния. У них составление делового письма — н а­ стоящее творчество, поэтому, когда Рон Теппер, автор известной книги “Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру”, говорит, что хорошее деловое письмо — это произведение искусства, он не преувели­ чивает.

В деловой письменной речи отражается разница поведенческих национальных стереоти­ пов. Например, самооценка среднего ам ериканца несколько завы ш ена, самооценка среднего рос­ сиянина, напротив, заниж ена. Поэтому ам ерика­ нец может в собственном резюме на пяти страницах писать себе лестные характеристики, что будет странно для нас. Эти отличия нужно иметь в виду, но не ориентироваться на них, считает М.

Колтунова.

Учиться, учиться и учиться По словам Вячеслава Давиденко, отсутст ­ вие четких стандартов и единообразия — это то, с чем он постоянно сталкивается в ежедневной переписке. Сегодня деловая переписка — явление достаточно пестрое с точки зрения речевой куль­ туры.

Кстати, отсутствие общей формы состав­ ления деловых писем интересным способом от­ раж ается на письмах, отправленных по элек­ тронной почте. “У меня был опыт, когда серьез­ ные деловые письма принимали за спам, — рас­ сказы вает Олифер. — Но к ак только такие пись­ ма приобрели строгую стандартную форму по примеру бумажных, проблемы закончились”.

Не только Нина Ермилова стала жертвой недальновидности соотечественников: консалтин­ говые компании, предлагающие услуги по обуче­ нию навы кам делового письма, жалуются н а то, что такие тренинги совершенно не пользуются популярностью. Д а и в российских вузах делово­ му письму отводят, по словам Колтуновой, не бо­ лее 20 часов — больше не положено. “У нас поче­ му-то считают, что умению деловой переписки не нужно учить так же, как, например, менеджмен­ ту, — говорит Колтунова. — И это при том, что любой менеджер — профессиональный коммуни­ катор. Владение устной и письменной деловой речью для него — профессиональное занятие, а не любительское”.

Правила составления деловых писем до­ вольно просты, однако следуют им далеко не все.

Точность. Как ни странно, это одно из главных требований чащ е всего не выполняется.

Точности документа меш аю т и слэнгизмы, и про­ фессионализмы, в большом количестве попадающие в язы к коммерческой переписки. Такие сло­ ва, как “торговая накрутка” или “неучтенка”, не имеют юридически зафиксированного значения и могут создать проблему в конфликтной ситуа­ ции. Не так давно, составляя заключение по по­ воду нового закона о страховании автомобильных средств, Колтунова обнаружила, что в документе спутаны понятия “технические” и “эксплуатаци­ онные характеристики”. Отсюда ряд возможно­ стей двойного и тройного толкования.

Лаконичность. «Многие излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трех предложениях, — считает адвокат Дмитрий Шус­ тов. — Совершенно обычное явление».

Убедительность. Это требование, по сло­ вам Колтуновой, достигается двумя качествами текста: аргументированностью и грамотностью. К числу самых сильных аргументов относятся ф а к ­ ты, примеры, ссылки на документы, постановле­ ния, акты, образцы материалов, сертификаты.

Деловое письмо необходимо писать само­ му. Написание деловых писем не стоит передове­ рять секретарю, который не знает подробностей ваш его общения с контрагентом. В исключитель­ ных случаях стоит написать письмо от руки — это подчеркивает значение адресата для автора письма.

Поставьте себя на место адресата. Письмо нужно писать с точки зрения интересов того че­ ловека, которому оно направлено. Д аж е в том слушав, если эго письмо, которое должно принудить человека выполнить некие обязательства. / /

ДОКУМЕНТ. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО И ЕГО ВИДЫ

Слово «документ» (от лат. documentum — свиде­ тельство) многозначно.

«Большой энциклопедический словарь» — 2-е изд./Нод ред. А. М. Прохорова.— М; СПб., 1997 даёт сле­ дующие значения этого слова:

— различные виды актов, имеющих юридическое значение (учредительные документы АО, ТО и др.. заве­ щание. диплом);

— удостоверение личности (паспорт);

— удостоверение, определяющее права (пенсион­ ное удостоверение, водительские права), — письменное свидетельство об исторических со­ бытиях и фактах;

— материальный носитель данных с записанной на них информацией, предназначенной для передачи её во времени и пространстве (бумага, кино— и фотоплёнка, магнитная лента, перфокарта) В «Словаре делового человека» П.В. Веселова, од­ ного из крупнейших отечественных специалистов в об­ ласти документальной лингвистики, даётся такое опреде­ ление:

документ — информация на материальном носи­ теле, имеющая юридическую силу.

В настоящее время законодательно закреплено следующее определение термина «документ» и получив­ шего распространение в научной среде наряду с ним сло­ восочетания «документированная информация»:

документ — это зафиксированная на материаль­ ном носителе информация с реквизитами, позволяющая её идентифицировать. (Федеральный закон от 20.02.19995 «Об информации, информатизации и защите информации», ст.2) Эта информация имеет юридическую силу.

Документы условно можно разделить на три груп­ пы:

^организационные (уставы, положения, инструк­ ции, штатное расписание и др.);

2) распорядительные (постановления, распоряже­ ния, приказы, решения и др.);

3) оперативные или информационно-справочные (письма, телеграммы, докладные и объяснительные за­ писки, заявления, договоры, акты, протоколы и т.д.) /Более подробную информацию о видах докумен­ тов и правилах их оформления, помимо официально­ деловых писем, рассматривающихся в данном пособии, можно получить в книге «Делопроизводство (документа­ ционное обеспечение управления)»/: учебник / О. И. Замыцкова, М. И. Басаков. — Изд. 8-е. — Ростов н/Д : Фе­ никс, 2009, глава 5.

Там же приведены образцы оформления.

Деловое письмо относится к информационно­ справочным документам, в разряд которых входят справ­ ки, акты и т.д. (см.п. 3)

Для тех, кто хочет знать больше;

/ / Считается, что термин « документ» в русский язы к ввёл Пётр 1, применив его в значе­ нии ^письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовой аспект понятия.

Далее, в XIX в., утвердилось понимание документа как носителя информации управлен­ ческого характера, предназначенной для органи­ зации координации совместной деятельности лю­ дей. Однако в практической работе учреждений дореволюционной России, а затем в советское время, вплоть до 20-х годов XX в., термин «доку­ мент» почти не употреблялся. Использовались в качестве тождественных такие понятия, как «грамота», «акт», и в особенности — «деловая бу­ мага».

Позднее, в 30-х годах XX века в норм атив­ ных актах Советской власти появился термин «служебный документ», затем термин «документ»

постепенно стал наполняться современным со­ держ анием и закрепился сначала в формулиров­ ках государственных стандартов СССР, а затем, с учётом уточнений и необходимости удостовере­ ния официальности документа (его идентиф ика­ ции) — в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 51141 — 98. Делопроизводст­ во и архивное дело. Термины и определения.

(По материалам книги «Делопроизводство»

О.И. Замыцковой, М.И. Басакова.) / / __________

1. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО, ЕГО ФУНКЦИИ И ВИ Д Ы

Письмо может выступать как форма официального общения между учреждениями, организациями и пред­ приятиями и как обобщённое название различных по со­ держанию документов, выделяемых по единому способу передачи текстов1.

В различных учебных пособиях по деловой речи/ деловому письму авторы исходят из того или иного по­ нимания термина «деловое письмо». Так, например, Н.Н.

Анодина пишет: «Деловое (служебное) письмо — это обобщённое название различных по содержанию доку­ ментов, которые служат средством общения с учреждеКультура русской речи : учебник для вузов / под ред. проф. Л. К.

Г'раудиной и проф. Е.Н. Ширяевой. — М. : Норма, 2002. — С. 491.

ниями и частными лицами, сообщения или уведомления о чем-нибудь»1.

Другие авторы пишут, что «служебное письмо (официальное, иногда деловое письмо)— обобщённое на­ звание различных по содержанию документов, выделяе­ мых в связи с особым способом передачи текста — пере­ сылкой по почте»2.

В этих определениях заложено более широкое зна­ чение понятия «деловое письмо», которое включает в се­ бя и более узкое.

Предметом нашего внимания станет письмо как форма официального общения.

Деловое письмо — это документ, применяемый для связи и передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

С помощью писем, являющихся одним из главных канатов связи предприятия, организации, фирмы с внеш­ ним миром, осуществляется:

1) преддоговорное общение;

2) делаются предложения;

3) обмен взаимовыгодной информацией;

4) выяснение отношений между предприятиями;

5) изложение претензий;

6) сопровождение материальных ценностей в пути.

Наиболее распространёнными являются следую­щие виды писем:

1 Анодина Н. Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления : практич. пособие. М.: Омега-Л, 2009. С. 4.

2 Замыцкова О. И.. Басаков М. И. Делопроизводство (Документаци­ онное обеспечение управления) : учебник. — Ростов н/Д : Феникс, 2009,— С. 153.

1. Письмо — просьба (запрос) — в нём излагается какая-либо просьба.

2. Сопроводительное письмо — сопровождает ма­ териальные ценности или документы и фиксирует факт отправки.

3. Договорное письмо — это разновидность сопро­ водительного письма, сопровождает документы.

4. Письмо-подтверждение — в нём указывается на достигнутую степень согласия, свершившийся факт.

5. Письмо-извещение — в нём что-либо сообщает­ ся или утверждается.

6. Информационное письмо — это разновидность письма — извещения: в нём приводится своевременная информация о сложившейся ситуации.

7. Гарантийное письмо — составляется для под­ тверждения определённых обещаний или условий.

8. Циркулярное письмо — доставляет информацию одного и того же содержания в несколько адресов.

9. Письмо — напоминание.

10. Письмо — приглашение.

11. Коммерческие письма.

2. К ВОПРОСУ О КЛАССИФИКАЦИИ

ПЕРЕПИСКИ И ДЕЛ О ВЫ Х ПИСЕМ

Существует несколько видов классификаций дело­ вых писем в зависимости от того, какие классификацион­ ные признаки лежат в основе.

По признаку адресата письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярные направляются из одной орга­ низации в несколько адресов, как правило, подчинённых инстанций (организаций).

По тематическому признаку официально-деловая переписка делится на деловую (деловое письмо) и ком­ мерческую (коммерческое письмо).

Коммерческие письма составляются при заключе­ нии и выполнении коммерческой сделки от имени юри­ дических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерче­ ская переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. Примером коммерческой корреспонденции являются письма-запросы, письма-предложения (оферта), письма-претензии (рекламация) и ответы на эти виды пи­ сем.

Деловые письма решают организационные вопро­ сы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов12.

Деловое письмо — это всегда официальное сооб­ щение. Информация, содержащаяся в нём, носит прото­ кольный характер, поэтому деловые письма регистриру­ ются. Каждому письму присваивается два номера: реги­ страционный номер исходящего письма (при написании) и регистрационный номер входящего письма (при полу­ чении).

В некоторых учебных пособиях по деловому пись­ му, опубликованных в последние годы, высказываются мнения о том, что в условиях рыночной экономики про­ тивопоставлять коммерческую переписку деловой неце­ лесообразно, потому что переписка организации или уч­ реждения так или иначе связана с ведением дела, в спра­ вочнике её виды объединены под термином «деловое * ПИСЬМО»"-.

1 Колтунова М. В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. — М. : Дело, 1999. — С. 6.

2 Лагутина Т. М., Щуко Л. П. Деловое письмо : справочник. — СПБ. :

Издательский дом «Герда», 2005. — С. 93.

Мы будем исходить из традиционного понимания того, что существует деловое письмо и коммерческое, предметом нашего внимания станут, в первую очередь, деловые письма, хотя будут рассмотрены и примеры пи­ сем, которые относятся к коммерческим..

По функциональному признаку деловые письма можно разделить на требующие и не требующие ответа.

Требуют ответа: письмо-просьба, различные виды коммерческих писем (письмо-запрос, письмо-предложе­ ние, письмо-рекламация).

Не требуют ответа: сопроводительное письмо, пись­ мо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-напоминание — т.е. письма, констатирующие свершившийся факт.

По структурным признакам деловые письма де­ лятся на — регламентированные (стандартные) — нерегламентированные (нестандартные), отра­ жающие необычную ситуацию.

Регламентированные письма связаны с решением типичных вопросов регулярно повторяющихся экономи­ ко-правовых ситуаций, составляются по единому образцу и реализуются в виде стандартных синтаксических кон­ струкций. Требования стандарта касаются не только ас­ пектов содержания, но и формата бумаги, состава рекви­ зитов, даже способов сокращения определённых слов.

Нерегламентированное деловое письмо представ­ ляет собой авторский текст, реализующийся в виде фор­ мально-логического повествования (например, история вопроса, изложение сути дела), рассуждения (убеждаю­ щая часть), описания (технические характеристики, опи­ сания конструкций, проектов) или этикетного текста.

Стандартизация в нерегламентированных письмах носит менее выраженный характер.

Письма можно разделить на формальные и нефор­ мальные.

В формальных письмах употребляется официаль­ но-деловой стиль, в неформальных — неофициальный стиль изложения.

Предметом изучения в рамках нашего курса ста­ нут, в основном, официальные деловые письма регла­ ментированные (стандартные), формальные, напи­ санные официально-деловым стилем.

В связи с этим большое значение приобретает зна­ ние языковых особенностей официально-делового стиля, проявляющихся на разных уровнях языка.

По особенностям композиции письма делятся на — одноаспектные (посвящены решению одного вопроса) — многоаспектные, рассматривающие несколько вопросов (например, предложение, просьбу и напомина­ ние одновременно)

Для составления делового письма следует знать:

1) требования, предъявляемые к оформлению де­ лового письма (реквизиты);

2) предмет переписки;

3) требования, предъявляемые к тексту, составлен­ ному в официально-деловом стиле;

4) правила грамматики и синтаксиса русского языка;

5) правила делопроизводства;

6) о правовой силе (правовых последствиях документа).

В настоящем пособии основное внимание будет уделено вопросам 1, 3, 4.

Необходимо обратить внимание на то, что пере­ писка внутри организации не производится. Внутри орга­ низации обращаются служебные и докладные записки, рапорты, но не письма. (!!)

ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ТЕКСТУ

ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Реквизит «текст документа» является одним из важнейших элементов делового письма, задача которого правильно и точно изложить суть вопроса, поскольку от этого зависит успех дела.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПИСЬМЕННОМУ

ТЕКСТУ

Деловые письма сочетают свойства документа, правового источника, с одной стороны, и информацион­ ного источника — с другой.

Язык и стиль официальных деловых писем прин­ ципиально отличается от личных писем. В официальном письме адресант и адресат выступают как субъекты пра­ воотношений.

При составлении текста деловых писем необходи­ мо помнить о следующем:

1) нельзя использовать сленг, жаргон, эмоцио­ нально-оценочную лексику (слова с уменьшительно­ ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличе­ ния или уменьшения), экспрессивную лексику, лексиче­ ские средства и синтаксические конструкции, относящие­ ся к разговорному стилю или какому-либо другому, кро­ ме офищтльно-делового, образные средства и слова, употребляемые в переносном смысле.

Нормой официального делового общения являетсянейтрспьный тон изложения.

2) при написании текста делового письма необхо­ димо избегать категоричности.

Конструкция ключевой фразы (например, «просим выслать...») определяется глаголами-действиями, которые употребляются в основном в форме 1лица единственного и множественного числа; реже — в форме 3 лица единствен­ ного числа:

Прошу Вас ответить...

(Форма 1 л. ед.ч. в деловых письмах выражает по­ зицию юридического лица, т.е. организации.) Извещаем о прибытии груза...

Просим выслать...

(Форма 1 л. мн. ч. является наиболее употреби­ тельной.) ОАО «Заря» просит выслать...

СП «Электроприборы» представляет...

(Речевые действия субъекта передаются описа­ тельно, от 3-го лица.) Глаголы в форме повелительного наклонения (вы­ шлите, сообщите) в официально-деловых письмах не исполь­ зуются. Это объясняется этикетными требованиями к дело­ вым текстам и психологическими законами делового обще­ ния — человек охотнее соглашается выполнить действия, выраженные в форме просьбы, нежели в форме приказа:

Прошу оплатить услуги...

Просим принять меры...

3) не употребляются в деловой переписке сами ме­ стоимения с глаголом. (Неправильно: Мы просим Вас...;

правильно: Просим Вас...) Не употребляются глаголы в форме 2 л. ед. и мн.ч.

настоящего времени.

4) при написании регламентированных деловых писем следует избегать «излишней красивости». Речь, ко­ нечно, идёт о языковых излишествах. Неуместны в дело­ вых письмах, например, такие фразы, как «Не будете ли Вы так любезны сообщить нам...»;

«Очень просим прислать как можно скорее нам каталог изданий...» и т.п.

2. ТРИ ПРИНЦИПА ДЕЛ О ВО Й ПЕРЕПИСКИ

Среди принципов, которые определяют культуру официальной переписки, можно выделить три основных принципа деловой переписки:

1 — лаконизм делового письма, т.е. краткость и чёткость в выражении мысли; лаконичность изложения текста достигается с помощью тщательного отбора язы­ ковых средств, исключением речевой избыточности — слов и выражений, несущих дополнительный смысл;

2 — достаточность информационного сообщения, его информационное насыщение (информации должно быть столько, сколько достаточно для адекватного отра­ жения ситуации);

3 — ясность и недвусмысленность языка сообще­ ния.

Ясность и недвусмысленность сообщения обеспе­ чивается с помощью стандартизации и унификации.

Стандартизация — это приведение языковых средств к единому образцу.

Стандартизация затрагивает все уровни языка де­ ловой переписки: и лексику, и морфологию, и синтаксис;

размещение на листе (бланке) реквизитов письма и выбор варианта сокращения слов.

Языковой стандарт обеспечивает высокую степень точности отражения регулярно повторяющихся ситуаций.

Мы говорим: «составление письма», а не «написание», если речь идёт о регламентированных стандартных пись­ мах, т.к. при помощи языковых формул-заготовок можно «составить», т.е. расположить в определённой последова­ тельности текст делового письма.

В соответствии с принципом лаконизма делового письма и требованием избегать языковых излишеств, не­ правильными будут фразы:

Мы обращаемся к Вам с просьбой выслать каталог...

Мы просили бы Вас сообщить нам...

Считаем необходимым поставить Вас в извест­ ность, что...

При этом высылаем Вам копию договора...

Правильно:

Просим выслать каталог...

Просим сообщить...

Высылаем копию договора...

Сообщаем, что...

Высылаем копию договора...

Непременным условием осуществления третьего принципа является грамотность. Недостаточная грамот­ ность может привести к неточному пониманию текста, двусмысленности, недоразумению в деловых отношениях и в следующих за ними правовых отношениях.

Составляемый текст не должен содержать языко­ вые ошибки, такие как лексические, морфологические, синтаксические, стилистические и др.

3. ОСОБЕННОСТИ, СВЯЗАННЫЕ

С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ОФИЦИАЛЬНО­

ДЕЛОВОГО СТИЛЯ

Помимо вышеуказанного, следует иметь в виду наличие следующих важных особенностей текста делово­ го письма:

— употребление языковых формул;

— применение лексических сокращений;

— использование конструкций с последователь­ ным подчинением слов в родительном и творительном падеже;

— употребление словосочетаний с отглагольными существительными;

— особый порядок расположения согласованного и несогласованного определения по отношению к опреде­ ляемому слову (согласованное — перед определяемым словом; несогласованное — после)

–  –  –

2. Необходимо запомнить, что часто используемый в официально-деловом стиле речи (устной и письменной) предлог по со значением времени (синонимично «после») требует после себя существительного, стоящего в пред­ ложном падеже.

Правильно:

По окончании переговоров...

По прибытии делегации...

По приезде... в столицу...

3. Следует различать написание некоторых слож­ ных предлогов и синонимичных им сочетаний существи­ тельных с предлогами:

–  –  –

4. Запомните:

правописание наречия времени впоследствии Исходя из (чего?) имеющейся потребности, в за­ ключение (чего?) отчета, сообразно (с чем?) с принятым ранее решением, согласно (чему?) принятому ранее реше­ нию, включая (что?) начисления (пени) за непогашенную задолженность, впредь (до чего?) до особого распоряже­ ния и тому подобные канцеляризмы.

Задание № 1.

Раскройте скобки, напишите пра­ вильные окончания:

А) (В)течени... шести лет; (в)продолжени... меся­ ца; (в)продол жени... повести; (в)течени... реки;

(в)следстви... холодов; (в)следстви... по делу;

(в)следстви... опоздания; встретиться (в)последстви...;

(в)виду недостатка времени; (в)заключени... заседания;

(в)продолжени... нескольких суток; (в)течени... веков; (в) продолжени... утра; (в)виду болезни; (в)связи с погодны­ ми условиями.

Б) (по) прибыти...

(по) истечени...

(не)зависимо (от) обстоятельств (в) продолжени... указанного срока (во)избежани... срыва графика поставок (в)нре... до особого распоряжения (по)причин...

(по)приезд...

прибыл (в)сопровождении... официальных лиц Задание № 2 Вариант 1

А) Образуйте словосочетания.

Раскройте скобки, поставьте слова в нужном падеже:

1) Согласно (Ваше распоряжение; Ваш приказ;

Ваше решение; желание; указание).

2) Благодаря (Ваше выступление; успех; знания;

предупреждение).

3) Вопреки (Ваша просьба; совместные усилия; за­ ключенный контракт; подписанный договор).

4) Относительно (Ваше письмо, обсуждаемый кон­ тракт).

Б) Образуйте словосочетания.

Раскройте скобки, поставьте имена существительные в нужном падеже, на­ пишите окончания:

(в) отношен...(ваша фирма) (на)счёт (встреча) (во)избежан... (недоразумение) (по) требовани... (заказчик) (по) истечени... (срок действия договора) (по)окончани... (встреча) (в) прдолжени... (переговоры) (в) цел... (усовершенствовании...) (в)последстви... договор был расторгнут;

выполнить работы (за) счет фирмы;

выполнить договор (не)возможно (в)виду (отсутст­ вие средств);

предупредить относительно (нарушение, догово­ рённость).

Вариант 2

А) Образуйте словосочетания.

Раскройте скобки, поставьте слова в нужном падеже:

1) Вопреки (подписанный договор; наша просьба;

ваше желание).

2) Согласно (поступившее распоряжение; при­ сланный каталог; решение собрания; устав акционерного общества).

3) Благодаря (принятые меры; своевременные дей­ ствия, долгосрочная программа).

4) Касательно (Ваше предположение, намерение).

Б) Раскройте скобки, вставьте нужные падежные окончания:

расходы (за)счёт принимающей стороны;

(во)избежани... (конфликтные ситуации);

деньги перевести (на)счёт №... ;

(в)следстви... (допущенные ошибки);

(в)пре(д/т)ь (до) (особое распоряжение);

(по)требовании... фирмы;

(с)цел... (обеспечение);

(по)возвращении... из командировки;

(в)силу (сложившиеся обстоятельства);

(в)последстви... решение было изменено;

проход (по) предъявлени... пропуска;

при этом следует иметь (в)виду...

2. УПОТРЕБЛЕНИЕ ПОЛНОЙ И КРАТКОЙ ФОРМ

ПРИЛАГАТЕЛЬНЫХ И ПРИЧАСТИЙ

В текстах официально-делового стиля предпочте­ ние отдается кратким формам прилагательных или при­ частий, что следует учитывать составителям деловых пи­ сем.

Из двух возможных вариантов:

Принятые решения обоснованные и справедливые Решение об увольнении... незаконное Данное решение обязательное для исполнения и Принятые решения обоснованны и справедливы Решение об увольнении... незаконно Данное решение обязательно для исполнения правильными будут последние, с использованием кратких форм.

*** При этом следует помнить, что в кратких при­ частиях (в них больше значения действия, их можно за­ менить глаголом прошедшего времени, отвечают на во­ просы что сделан,— о.-ы?) всегда пишется одно Н.

В кратких прилагательных (в них больше значения признака, качества; отвечают на вопросы каков, -а,-ы?) пишется столько Н, сколько в полной форме.

Например:

Гружёные вагоны — (полная форма, слово образо­ вано от глагола «грузить»— несовершенного вида; пишем

-Н-) Разгруженные вагоны — (полная форма, слово об­ разовано от глагола «разгрузить» — совершенного вида, пишем -НН-) Гружённые лесом вагоны — (образовано от глаго­ ла несовершенного вида, но есть зависимое слово (лесом), пишем -НН-) Вагоны разгружены рабочими в срок — (краткая форма; можно заменить глаголом «разгрузили», отвечает на вопрос -что сделаны? Значит, это краткое причастие, в котором всегда пишется одно -Н-)

–  –  –

-НН- пишется в случае наличия -Н- в основе обра­ зующего слова + Н суффикс прилагательного (например:

осенний, истинный) *** В словах на -ованный, -ёванный пишется НН- (искл.: кованый, жёваный) ***8 наречиях, образованных от прилагательных, пишется столько же -Н-, сколько в прилагательных, (не­ обдуманно — необдуманный).

Задание № 3. Вставьте пропущенные буквы.

Конференция организова...а ; выборы прошли организова...о; выявле...о много нарушений; выявлле...ые недостатки; векселя отправле...ы по назначению; неотправле...ая корреспонденция; согласова...ые действия;

действия не согласова...ы с руководством; активы выкупле..ы; имущество конфискова...о; документы утеря...ы;

свидетели спокойны и сдержа...ы; нерешё...ые вопрсы;

поблемы реше...ы; выделе...ые средства ограниче...ы;

участники совещания были ограниче...ы во времени; за­ коны попра...ы; говорил сдержа...о; решё...ый вопрс; де­ ло реше...о.; для выяснения причин аварии была органи­ зова...а серия экспериментов.

Задание № 4.

Раскройте скобки, вставьте пропу­ щенные буквы:

1. Продукция будет доставлена (в)срок.

2. Поставки были осуществле(н/нн)ы (в)течени...

двух месяцев.

3. Корреспонденция была доставле(н/нн)а (во)время.

4. Конференция прошла организова(н/нн)о.

5. Фирма организова(н/нн)а в оговоре(н/нн)ые сро­ ки.

6. (В)следствии... установле(н/нн)ых правил усло­ вия контракта были измене(н/нн)ы.

7. Информация получе(н/нн)а во время проведё(н/нн)ой встречи.

8. Поставки сорва(н/нн)ы (в)связи с непродума(н/нн)ыми действиями.

9. Подписа(н/нн)ый договор (в)течени... определё(н/нн)ого срока должен быть ратифицирован.

10. (В)виду непредвиде(н/нн)ых обстоятельств сро­ ки сдачи объекта измене(н/нн)ы.

11. Следует иметь (в)виду,что средства израсходова(н/нн)ы

12. Команда действовала слаже(н/нн)о и организова(н/нн)о.

3. НЕКОТОРЫЕ СЛУЧАИ СОГЛАСОВАНИЯ

ПОДЛЕЖАЩЕГО СО СКАЗУЕМЫМ

–  –  –

Например: большинство голосовало против, ряд предложений проекта был отклонён, часть студентов направлена на практику.

2. При подлежащем, имеющем в своём составе ко­ личественное имя числительное, оканчивающееся на один, сказуемое употребляется в форме единственного числа, т.е. согласование происходит по грамматическому принципу.

Например: В 2010 году нашей фирмой был заклю­ чён 31 контракт на поставку продукции.

3. При подлежащем, имеющем в своём составе имя числительное, означающее «два» или более, сказуемое употребляется как в форме единственного числа, так и в форме множественного числа.

Например: На заседании совета директоров были обсуждены (было обсуждено) два доклада.

Необходимо учитывать, что сказуемое в форме единственного числа подчеркивает внутреннюю нерасчлеиённость, целостность того, о чём идёт речь.

Употребление единственного числа предпочти­ тельнее, когда лица или предметы пассивны по отноше­ нию к действию или признаку, обозначенным сказуемым (было рассмотрено три проекта, было отгружено пять вагонов).

Форма множественного числа сказуемого подчер­ кивает активный характер действия каждого лица (три докладчика выступили).

4. При подлежащем, выраженном местоимением «кто», сказуемое ставится в форме единственного числа.

Например: тот, кто представит лучшую программу, будет награждён.

4. НЕПРАВИЛЬНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

ПРЕДЛОГОВ

1. В деловой письменной и устной речи важно пра­ вильно употреблять предлоги, используемые для выраже­ ния места в разных случаях (учреждение или здание).

Например:

Неправильно: В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты.

Правильно: На наше предприятие...

2. Предлог о с зависимыми существительными в предложном падеже (вопрос о доверии, решение о кадрах и т.п.) весьма часто используется в текстах официально­ делового стиля, однако наблюдаются случаи неправиль­ ного его употребления.

Например:

Неправильно: Управляющий компанией отметил о важности принятых решений.

Правильно: Управляющий компанией отметил важность принятых решений.

СТРУКТУРА ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

И ЕГО ЯЗЫКОВЫЕ ОСОБЕННОСТИ

1. ОБРАЩЕНИЕ В ДЕЛОВЫ Х ПИСЬМАХ, ЕГО

ФОРМЫ Во многих регламентированных официально­ деловых письмах (в отличие от коммерческих) по прави­ лам деловой переписки обращение отсутствует, однако возможны следующие формы обращения, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу:

Уважаемый господин (госпожа)... с указанием фамилии;

Господин...(суказанием фамилии) При обращении к должностным лицам высших ор­ ганов государственной власти и управления, руководите­ лям (президентам, председателям и т.д.) обществ, компа­ ний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:

Уважаемый (глубокоуважаемый) господин прези­ дент! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр'.

Прилагательное «глубокоуважаемый» использует­ ся при обращении к особо важным персонам (членам пра­ вительства, парламента, губернаторам, мэрам, а также к заслуженным деятелям науки, искусства, известным об­ щественным деятелям).

Помимо этих форм, возможны в определённых случаях следующие варианты обращений:

Уважаемые господа\ (при обращении к коллек­ тивному автору, юридическому лицу) Уважаемые коллеги! (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности) Гражданин... (с указанием фамилии) — при обра­ щении к лицу, которое рассматривается как субъект пра­ вовых отношений Обращение «товарищ» сохранилось в деловой пе­ реписке в военном делопроизводстве.

Уважаемый Иван Петрович! — предпочтительно при обращении к хорошо знакомому лицу, давнему парт­ нёру, а также в письмах полуофициального характера Используя то или иное обращение, следует иметь в виду, что обращением «Господин» без прилагательного «уважаемый» подчёркивается нейтральный, «сухой» тон.

После обращения в деловых письмах обычно ста­ вится восклицательный знак, может ставиться запятая.

При этом следует помнить, что запятая после обращения придает письму более будничный и личный характер, знак восклицания подчёркивает значимость и официаль­ ный смысл письма.

При печатании обращение выравнивается по цен­ тру; если после него ставится восклицательный знак, то следующая фраза начинается с красной строки и с заглав­ ной буквы.

Обращение по имени в регламентированных офи­ циальных деловых письмах непродуктивно.

Вернувшееся к нам из прошлого обращение «гос­ подин, господа», имевшее до 1917 года статус официаль­ ного, используется в настоящее время для обращения в деловых письмах к предпринимателям, деловым партнё­ рам. банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. Его использование ещё не стало системным.

Наибольшее распространение оно получило в сфе­ ре политики, в среде предпринимателей деятелей искус­ ства; реже используется в среде чиновников.

Следует иметь в виду, что невозможно использо­ вание этого слова при обращении к социально незащи­ щённым группам населения: «господа инвалиды», «гос­ пода беженцы» и т.д. Это связано с тем, что даже сведён­ ное до индекса обращения слово «господин» не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата.

Для тех, кто хочет знать больше:

/ / Этикет — важ нейш ий инструмент в достижении коммуникативной цели и одновре­ менно проявление культуры пишущего (говоряще­ го).

Деловой этикет вообще — это порядок по­ ведения (в том числе и речевое), установленный в J деловом общении. Деловой этикет проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращ ения, выраж ения просьб, н а­ поминаний, отказов, претензий, в способах аргу­ ментации, формулировках указаний, в заключи­ тельных словах.

Обращение — важнейший элемент эти­ кета вообще и делового в частности.

Давно известно, что самым приятным для любого человека является звучание его имени.

Дейл Карнеги в своей известной книге «Как за­ воевать друзей и оказы вать влияние на людей»

писал, что «...один из самых доходчивых и самых действенных способов завоевать расположение окружающих — это запомнить их имена и вну­ шить им сознание собственной значимости»

Это важ но не только для говорящих, но и для пишущих.

К сожалению, богатейшие традиции в и с ­ пользовании этикетных средств, существовавшие в России до 1917 года, утеряны.

До 1917 года в России существовал дво­ рянский этикет, воинский, департаментский и даж е крестьянский. Обращения в дворянской среде должны были строго соответствовать чину, званию и происхождению лица, к которому об­ ращались. Обращения эти строго соотносились с «Табелью о рангах». К титулованным особам об­ ращались согласно титулу: Ваше Высочество, Ваше сиятельство, Ваша Светлость.

В воинском этикете была разработана сис­ тема обращений, соответствующая системе воин­ ских званий. В дореволюционном Энциклопеди­ ческом словаре Ф.А. Брокгауза и И.А.Эфрона на­ писано, что «полным генералам положено гово­ рить Ваше Высокопревосходительство, генералj лейтенантам и генерал-майорам — Ваше Превосходителъство, если лица не имеют княжеского J или графского титула». Начальников и старших ! из офицеров ближайшие по чину называю т по чину, прибавляя слово господин, например госпо­ дин капитан, господин полковник; нижние же чины обращ аю тся к ним Ваше Высокоблагородие, Ваше благородие или Ваше Сиятельство (имею­ щих граф ский или княж еский титул).

В департаментском этикете такж е сущест­ вовали такие обращ ения, к ак Ваше Высокопре­ восходительство (к действительным тайны м со­ ветникам 1-го и 2-го классов); Ваше Превосходи­ тельство (к действительным статским советни­ кам).

Крестьянский, народный этикет распола­ гал богатейшим арсеналом устойчивых формул, освещ авш их любые события в ж изни крестьяни­ на. Только формул приветствия, предполагающих обязательный ответ, было около 40. В наш е время от него осталось лишь «Ни пуха ни пера! — К чёр­ ту!» \ \ (По материалам книги М.В. Колтуновой «Деловое письмо») В настоящее время в русском языке отсутствует общенациональное универсальное обращение, как, на­ пример, пан — пани в польском языке или мадам — ме­ сье во французском. Трудности в выборе формы обраще­ ния испытывают не только составители деловых писем, но и любой человек, которому необходимо обратиться в общественном месте к незнакомому человеку. Общепри­ нятое в России до1917 г. обращение «сударь — судары­ ня» сейчас практически утрачено. Вместо него нам часто приходится слышать такие обращения, как «молодой че­ ловек, девушка, женщина, мужчина» и т.д. Если обраще­ ния «молодой человек, девушка» допустимы (в случае, когда возраст адресата позволяет к ним так обратиться), то обращения «мужчина» или «женщина» недопустимы, т.к. они не отвечают нормам культуры русской речи. Пра­ вильным будет использование так называемых форм привлечения внимания: «Простите! Извините! Не скажете ли...»

2. НАЧАЛО ПИСЬМА, МОТИВЫ ПИСЬМА

Начало письма (вступление) вводит адресата в поставленную проблему, часто содержит мотивы пись­ ма. В практике деловой переписки существует набор го­ товых стандартных фраз и конструкций, служащих для их выражения. Иначе их называют языковыми формулами Языковая формула — это устойчивый оборот, сло­ восочетание, характерное для той или иной управленче­ ской, производственной или просто профессиональной функции;

— это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях.

Для каждого вида делового письма существуют свои языковые формулы, например, для письма-просьбы — «Прошу (просим)...»; сопроводительного письма — «Высылаем (направляем)...» и т.д.

Для выражения моти­ вов письма есть свои языковые формулы:

I. Стандартные выражения, указывающие на при­ чину В связи с проведением совместных работ...

В связи с тяжёлым материальным положением В связи с неполучением счёта-фактуры...

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее на­ меченным договорённостям Ввиду задержки получения груза...

Вследствие изменения цен на энергоносители...

Учитывая, что производственные показатели снизились...

Учитывая социальную значимость объекта,...

Можно выделить следующие модели, по которым по­ строены эти стандартные выражения, и использовать их для формулирования причины в каждом конкретном случае:

сложный предлог + отглагольное существительное в том падеже, которого требует предлог;

деепричастие + придаточное предложение;

деепричастный оборот в начале предложения.

II. При ссылках В соответствии с письмом заказчика...

— с достигнутой ранее договорённостью...

— с подписанным контрактом...

В ответ на Ваше письмо (зарос) от...

-Вашу просьбу...

Согласно протоколу о взаимных поставках...

-постановлению правительства...

— распоряжению... от...

Ссылаясь на Ваше письмо от...

— на Ваш запрос...

III. Указание на цель В целях выполнения распоряжения...

— скорейшего решения вопроса...

— усиления охраны государственного имущества...

— обеспечения безопасности прохождения груза...

С целью ознакомления с... высылаем...

Для согласования спорных вопросов...

Для решения первоочередных задач...

В подтверждение наших договорённостей...

Во избежание конфликтных ситуаций...

Модель, по которой построено большинство этих стандартных выражений: сложный предлог + отглаголь­ ное существительное в родительном падеже.

Характерно во многих случаях т.н. «нанизывание»

слов в родительном падеже, что является отличительной особенностью официально-делового стиля и допустимо только в текстах, к нему относящихся.

Все перечисленные выражения необходимо ис­ пользовать с учётом контекста и конкретной речевой си­ туации: если необходимо сослаться на какой-либо доку­ мент, то используются языковые формулы второй группы (при ссылках на телефонный разговор эти стандартные выражения неуместны), для формулировки же причины (не только в начале письма, но и в любой части текста) уместны будут языковые формулы первой группы.

Конечно, не всякое деловое письмо обязательно начинается с этих фраз. Для каждого вида делового пись­ ма существуют свои модели начала, ключевые фразы, что будет рассмотрено позже.

3. АСПЕКТ ПИСЬМА (ИЛИ ОСНОВНОЙ ТЕКСТ ПИСЬМА)

Деловые письма могут быть одноаспектными и многоаспектными.

Рекомендуется составлять письма по одному во­ просу, чтобы письмо не содержало тематически разно­ родную и логически не связанную информацию.

Наиболее простая композиция текста официально­ го письма состоит из двух частей:

— факты, события, мотивы, аргументы, послу­ жившие основанием для составления письма;

— просьбы, предложения, выводы, мнения, отказы и т.д.

Сопроводительное письмо, например, состоит из следующих частей:

1) сообщение о высылаемых материальных ценно­ стях или документах (в первой части),

2) уточняющие сведения или просьба (во второй).

Например: Направляем запрошенные Вами техни­ ческие характеристики изделий. Получение просим под­ твердить.

Письмо — просьба:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой,

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удов­ летворена, выражение готовности к дальнейшему сотруд­ ничеству.

Изложение каждого аспекта содержания многоас­ пектных писем следует начинать с нового абзаца, что по­ казывает переход от одной мысли к другой и облегчает восприятие текста.

4. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ СЛОВА

Заключительными словами в деловом письме могут быть следующие готовые языковые формулы:

— Убедительно просим Вас не задерживать ответ;

— Просим извинить нас за допущенную ошибку (задержку с ответом);

- Надеемся, что наша просьба будет выполнена;

— — Благодарим за своевременную информацию;

— Благодарим за оказанную помощь;

— С уважением...

Модели синтаксических конструкций в част­ ных случаях

а) Отказ и отклонение предложения (просьбы):

— К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена;

— Ваша просьба не может быть выполнена;

— Ваше предложение отклонено;

— Ваше предложение отклонено по следующим причинам...;

— Ваше предложение отклонено в связи с...;

— Присланный Вами проект... на сумму... нами не может быть утверждён по следующим причинам...

б- Согласие:

) — Ваше предложение принято;

— Возражений против...(чего?) не имеем;

— Ваш запрос удовлетворён...

в) Интерпретация действий сторон:

— Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам;

— Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод за­ держивает высылку комплектующих;

— Данные Вами обещания не выполняются...

В стандартных регламентированных деловых пись­ мах используются конструкции, в которых акцент с дея­ теля переносится на действие: пассивные (страдательные) или безличные. Не «мы не можем выполнить Вашу прось­ бу», а «Ваша просьба не может быть выполнена»: не «Мы не можем принять Ваше предложение», а «Ваше предло­ жение не принято (отклонено)», не «Объясните, почему Вы не оплачиваете своевременно счета»! а «Совершенно необъяснимо, почему...» и т.д.

РОЛЬ ПОРЯДКА СЛОВ В ДЕЛОВОМ ПИСЬМЕ

В устной речи наиболее значимое слово выделяет­ ся интонацией. В русской письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, т.е. отсутствие в письменной речи активной, формирующей смысл инто­ нации компенсируется специфическим принципом «линейной» подачи информации. В соответствии с ним в предложение вводится сначала вспомогательная инфор­ мация, а затем (после сказуемого) — основная.

Например:

1. К 25 декабря ПО (производственное объедине­ ние) пассажирских перевозок «Вектор» выполнило план.

2. ПО пассажирских перевозок «Вектор» выполни­ ло план к 25 декабря.

3. К 25 декабря выполнило план пассажирских пе­ ревозок ПО «Вектор».

В первом предложении констатируется, что ПО план выполнило, во втором внимание акцентируется на сроке, в третьем указывается, какое именно ПО выполни­ ло план.

ФОРМУЛЯР. РЕКВИЗИТЫ. БЛАНКИ

Документы, в том числе и деловые письма, состав­ ляются и оформляются в соответствии с установленными правилами. Для официальных писем используются спе­ циальные бланки, соответствующие стандарту и имею­ щие установленный комплекс обязательных элементов (реквизитов) и определённый порядок их расположения.

Набор обязательных элементов и порядок их рас­ положения на бланке определяется ГОСТом. В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система орга­ низационно-распорядительной документации. Требова­ ния к оформлению документов», введённый с 1 июля 2003 года; он сменил одноимённый ГОСТ, действовав­ ший с июля 1997 г. (ГОСТ Р 6.30-97).

Стандарт устанавливает:

— состав реквизитов документа, — требования к оформлению реквизитов, — требования к бланкам документов.

Принятый Стандарт носит рекомендательный ха­ рактер, что подтверждено Федеральным законом от27 де­ кабря 2002г. №184-ФЗ «О техническом регулировании^ Отечественные организации вправе (в рамках сво­ ей компетенции и исходя из специфики своей деятельно­ сти) разрабатывать требования к оформлению документов самостоятельно, с учётом Стандарта, но не произвольные, а допускающие определённые отступления от ранее дей­ ствовавших жёстких норм оформления документов и ут­ верждать их правовыми документами (приказами, поста­ новлениями).

ГОСТ устанавливает стандарт на формуляробразец *, который определяет требования, предъявляе­ мые к бланку официального письма. Составление и оформление делового письма производится в соответст­ вии с формуляром. Формуляр документа — это набор реквизитов официального письменного документа, рас­ положенных в определённом порядке.

*) Формуляр-образец документа — модель по­ строения документа, устанавливающая область примене­ ния, форматы, размеры полей, основные реквизиты и т.д.

Реквизит документа — это обязательный инфор­ мационный элемент, (адрес, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

Комплекс обязательных реквизитов и последова­ тельность их расположения придают письму юридиче­ скую силу.

Разные документы состоят из разного набора рек­ визитов. Их набор и количество определяется видом до­ кумента.

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие ре­ квизиты документа:

1. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

01 Государственный герб Российской Федерации 02 герб субъекта Российской Федерации эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­ вания) 04 код организации (ОКПО) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 07 код формы документа (ОКУД) 08 наименование организации 09 справочные данные об организации 10 наименование вида документа 11 дата документа регистрационный номер документа (индекс исходящего письма) ссылка на регистрационный номер и дату документа (индекс входящего письма) 14 место составления или издания документа адресат гриф утверждения документа.

17 резолюция 18 заголовок к тексту 19 отметка о контроле 20 текст документа 21 отметка о наличии приложения 22 подпись 23 гриф согласования документа 24 визы согласования документа 25 оттиск печати отметка о заверении копии 27 отметка об исполнителе отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 отметка о поступлении документа в организацию 30 идентификатор электронной копии документа Для оформления делового письма могут быть ис­ пользованы все реквизиты, кроме 10 и 14.

2. БЛАНК И «РАШ» П И С Ь Ш

Как было уже сказано, документы, в том числе и деловые письма, оформляются на бланках, представ­ ляющих собой лист бумаги с воспроизведёнными на нём типографским способом постоянными реквизитами.

Существуют бланки общие и бланки для писем.

Они отличаются набором реквизитов: бланки для писем содержат такие реквизиты, как «индекс предприятия свя­ зи, почтовый и телеграфный адрес», «номер счёта в бан­ ке» и трафаретную часть реквизита «ссылка на индекс и дату входящего документа», а на общих бланках вместо этих реквизитов могут быть включены реквизиты «на­ именование вида документа» и «место составления или издания».

(Официальное письмо является единственным видом документа, наименование которого на бланке не пишется, в отличие от других документов, например:

«Приказ», «Акт...» и т.д.) Набор постоянных реквизитов, оформленных ти­ пографским способом, образует как бы «раму» письма.

Рама письма состоит из следующих реквизитов:

1) полное и сокращённое наименование организа­ ции-отправителя;

2) её почтовый и телеграфный адрес (номер теле­ фона и телекса);

3) дату;

4) индекс (исходящего и входящего письма);

5) заголовок.

Можно сказать, что официальное письмо состоит из основного текста и «рамы» письма.

Допускается изготовление бланков и с помощью компьютера непосредственно при составлении конкрет­ ного документа, за исключением бланков организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ.

Бланк письма (точнее «рама» письма) может быть с угловым расположением реквизитов или с продольным.

При продольном размещении все реквизиты блан­ ка располагают вдоль и их выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизитов они зани­ мают площадь 73x83 мм в левом углу листа и выравни­ ваются либо по левому полю, либо по центру отведённой площади.

Таким образом, способ размещения реквизитов (относительно друг друга) может быть

а) флаговым — (при угловом расположении), когда каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны их расположения;

6) центрированным, когда начало и конец строки реквизитов равно удалены от границ зоны их расположе­ ния.

Все реквизиты центрируются относительно наиме­ нования организации.

Зона расположения реквизитов ограничена 7,5 см от левого поля и 6 см от верхнего поля (без герба).

Пример оформления бланка письма организации (угловое расположение реквизитов) Эмблема Страховая компания «КРАСНЫЙ ПРОСПЕКТ»

Красный проспект, д. 28, г. Омск, 630099 Тел.: 222 23 15,223 72 18, факс: 223 70 72, e-mail: sacha@sls.ru ОКПО______, ОГРН_____, ИНН/КПП______, ОКУД ___ ________________ №_______________

На №___________от__________ _ Пример оформления бланка письма должностного лица (продольное расположение реквизитов)

–  –  –

Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответ­ ствии с Федеральным конституционным законом «О Го­ сударственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации; 2000.

№52.4.1,Ст. 5021). Право его использования на своих бланках имеют федеральные органы государственной за­ конодательной и исполнительной власти, Администрация президента, Генеральная прокуратура РФ, Счётная палата РФ, Центральная избирательная комиссия, Центральный банк РФ.

Изготовление бланков с воспроизведением Госу­ дарственного герба РФ осуществляют только полиграфи­ ческие предприятия, имеющие соответствующую лицен­ зию.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федера­ ции помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Реквизит 03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках органи­ заций в соответствии с уставом (положением об органи­ зации).

Реквизит 04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга­ низаций (ОКПО).

Новая редакция Классификатора предполагает уве­ личение разрядности кода ОКПО с 8 до 10 знаков.

Реквизит 05. Основной государственный регист­ рационный номер (ОГРН) юридического лица простав­ ляют в соответствии с документами, выдаваемыми нало­ говыми органами.

Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплателыцика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Данный код предназначается для автоматизиро­ ванной обработки документации и позволяет быстро из­ влекать информацию о документе.

Например, первые две цифры кода соотносятся с той или иной тематикой доку­ мента:

01 — плановой;

02 — организационно-распорядительной;

03 — первичной учетной;

04 — расчетно-денежной;

05 — финансовой, первичной и отчетной бухгал­ терской документации бюджетных учреждений и органи­ заций и т. д.

Код делового письма по ОКУД — 0200200 Реквизит 08. Наименование организации, являю­ щейся автором документа, должно соответствовать на­ именованию, закрепленному в ее учредительных доку­ ментах.

Над наименованием организации указывают со­ кращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных до­ кументах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Например: Открытое акционерное общество «Российские железные дороги» (ОАО «РЖД») Наименование филиала, территориального отделе­ ния, представительства указывают в том случае, когда оно является автором документа, и располагают ниже на­ именования организации.

При написании полного и сокращённого наимено­ ваний организаций и учреждений следует строго следо­ вать правилам употребления прописных и строчных букв (см. далее соответствующие разделы).

Задание № 5

A) Изучите раздел «Правила употребления про­ писных и строчных букв в некоторых случаях» стр. 88 (сделайте краткий конспект).

Б) Напишите полное и сокращенное наименование учебного заведения, в котором вы учитесь.

B) Напишите полное и сокращенное наименование вашего института.

Задание № 6.

Напишите полное и (или) сокращен­ ное (где это возможно) наименование; поставьте, где это необходимо, кавычки:

(Р/р)оссийский (У/у)ниверситет (Д/д)ружбы (Н/н)ародов (М/м)осковский (Г'/г)осударственный (У/университет (И/и)м. М.В. Ломоносова =...

(У/у)ниверситет (И/и)м. (Пг)умбольдта (в Берлине) (А/а)ссоциация (Р/р)оссийских (Б/б)анков =...

(0/о)ткрытое (А/а)кционерное (0/о)бщество (0/о)ксид = (М/м)инистерство (Ф/ф)инансов = (Г/г)лавное (А/а)рхитектурно-(П/п)ланирвочное (У/у) правление =...

(В/в)неш...(Э/э)коном..,(Б/б)анк (М/м)естный (К/к)омитет =...

(М/м)ин...(Т/т)оп..,(Э/э)нерго (Н/н)аучно..,(П/п)роизводственное...(О/объединение...(1С/к)осмос =...

(Н/н)аучно... (И/и)сследовательский (И/и)нститут (Шп)остоянного (Т/т)ока = (С/с)станция (М/м)етро (К/к)утузовский (П/п)роспект, (Н/н)овые (Ч/ч)ерёмушки (Ж/ж)елезно дорожная (С/с)танция Москва (-, «...») (С/с)ортировочная, Москва (-) («...») (Т/т)оварная Реквизит 09. Справочные данные об организации включают в себя:

а) почтовый адрес;

б) номер телефона,

в) номер факса, г) № счёта в банке,

д) адрес электронной почты (если он есть) и др.

Элементы почтового адреса указывают в последо­ вательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес в соответствии с ГОСТ Р 6. 30рекомендуется оформлять в следующем порядке:

наименование улицы, номер дома, название города (при­ чём, перед такими названиями, как Москва, СанктПетербург и Нижний Новгород, букву «г.» писать не при­ нято), почтовый индекс.

Например:

Профсоюзная ул., д.4, Москва, 115609 или Профсоюзный пер., д.6, г.

Новосибирск, В настоящее время широко распространено и тра­ диционное (в соответствии с предыдущим ГОСТом Р 6.30-97, требования которого, в отличие от ныне дейст­ вующего, носили обязательный характер) оформление почтового адреса, при котором вначале пишется почто­ вый индекс, затем наименование города, улицы, номер дома, например:

121615, Москва, ул. Веерная, д.5, стр.1 127994, Москва, ул. Образцова, 9, строение 9 При оформлении деловых писем важно, чтобы почтовый адрес в реквизитах 9 и 15 оформлялся единооб­ разно (т.е. в соответствии с каким-либо одним ГОСТом).

Реквизит 10. (В официально-деловых письмах не используется.) Наименование вида документа, составлен­ ного или изданного организацией, должно быть опреде­ лено уставом (положением об организации) и соответст­ вовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000).

Например:

ПРИКАЗ. ПРОТОКОЛ, АКТ.

Реквизит 11. Датой документа является Дата его подписания — для официального письма, приказа, справки или утверждения — для планов, отчё­ тов, правил, инструкций; /для протокола — дата заседа­ ния (принятия решения), для акта — дата события./ Дата письма проставляется лицом, подписываю­ щим его.

Документы, изданные двумя или более организа­ циями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, раз­ деленными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например:

дату 5 июня 2003 года следует оформлять 05.06.2003 Допускается словесно-цифровой способ оформле­ ния даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, на­ пример: 2003.06.05 (при адресовании письма зарубежно­ му партнёру).

Реквизит 12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно до­ полнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, ис­ полнителях и др.

В официально-деловых письмах этот реквизит ина­ че называется «индекс письма».

Индекс письма — это его номер, условное обо­ значение. Индекс присваивается как исходящему, так и входящему письму.

Индекс состоит из нескольких частей:

— номер структурного подразделения;

— индекс по номенклатуре классификатора ис­ полнителей;

— порядковый номер письма (исходящего и вхо­ дящего при наличии такового)

–  –  –

(Регистрация — это присвоение каждому докумен­ ту уникального номера и фиксация в учетной документа­ ции кратких данных согласно установленному порядку).

/Дополнительная информация — в рубрике «Для тех, кто хочет знать больше»/ Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Например: На№ 14-7502-156 от 07.03 2006 Реквизит 14. Место составления или издания до­ кумента (в официально-деловом письме не используется) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справоч­ ные данные об организации». Место составления или из­ дания указывают с учетом принятого административнотерриториального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Реквизит 15. (Адресат или внутренний адрес пись­ ма.). В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физи­ ческие лица.

Если письмо адресовано организации ши её под­ 1) разделению, то наименование организации и ее структур­ ного подразделения указывается в именительном падеже.

–  –  –

4) Если в состав реквизита «внутренний адрес»

входит почтовый адрес, то, в случае направления письма официальному лицу, сначала указывается должность, за­ тем фамилия и инициалы, а потом адрес организации, Директору фирмы «Мист­ раль»

г-ну Н. П. Серову Дмитровское ш., д. 2, г. Орёл, 234543

5) При адресовании письма в организацию указы­ вают ее наименование, затем почтовый адрес,

Например:

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образо­ вания «Ростовский государственный университет путей сообщения Министерства путей сообщения Российской Федерации»

Народного ополчения пл., д. 2, г. Ростов-на-Дону, 344017 или ОАО «Электросталь»

Достоевского ул., д. 4, г. Саратов, 326544

6) Если документ отправляют в несколько одно­ родных организаций или в несколько структурных под­ разделений одной организации, то их следует указывать обобщенно,

Например:

Администрации районов Московской области

7) При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем поч­ товый адрес, Образцову О. П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н.

Тульская обл., 301264 Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет учёное звание (учёную степень), то следует указывать его перед фамилией, используя принятые сокращения:

акад.— академик, к.т.н. — кандидат технических наук, к.э.н. — кандидат экономических наук, доц. — до­ цент, проф. — профессор.

Слова «господин», «господину», госпоже» пере­ даются сокращенно «г.», «г-ну», «г-же».

Слово «гражданин», используемое при обращении тогда, когда лицо, к которому обращаются, рассматрива­ ется как субъект гражданских правоотношений, принято сокращать как «гр.»

Задание 7.

Оформите (напишите) реквизит «адре­ сат» в следующих случаях:

а) адресат — ректор нашего университета,

б) адресат — директор вашего института.

Реквизит 18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа.

Заголовок к т е к с у письма должен быть кратким и ёмким, отражать основное содержание письма и отвечать на вопрос «о чём письмо?»

Заголовок помещается перед текстом письма, сле­ ва, содержит одну фразу, пишется с прописной буквы и после него никакого знака препинания не ставится.

Например:

О поставке вагонов О получении каталогов Реквизит 20. Текст документа — основной рекви­ зит письма. Подробно будет рассмотрен в следующем разделе.

Максимальная длина стандартной строки офици­ ального письма — 64 печатных знака; обычная длина строки — 60-62 печатных знака.

Реквизит 21.

Отметку о наличии приложения, на­ званного в тексте письма, оформляют следующим обра­ зом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об У правлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления доку­ ментов Управления регионального кредито­ вания на 7 л. в 2 экз.

(Дополнительную информацию см. в рубрике «Для тех, кто хочет знать больше») Реквизит 22. В состав реквизита «Подпись» вхо­ дят: наименование должности лица, подписавшего доку­ мент (полное, если документ оформлен не на бланке до­ кумента, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке);

личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

на бланке:

Вице-президент Личная подпись А. А. Серов Вице-президент Ассоциации маркетинговых Личная подпись А. А. Серов исследований Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Исполнительный директор ЗАО «Партнер» Личная подпись Н. А. Федоров При оформлении документа на бланке должност­ ного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими соподчи­ нёнными должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

–  –  –

При подписании документа несколькими лицами равных должностей (несоподчинёнными) их подписи рас­ полагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора по научной работе по научной работе Личная подпись Ю. Г. Демидов Личная подпись К. И. Игнатьев Реквизит 27. Отметка об исполнителе (составите­ ле) письма включает в себя_инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Отметку об ис­ полнителе располагают на лицевой или оборотной сторо­ не последнего листа документа в левом нижнем углу, на­ пример:

В.А.Жуков Применение современных средств связи повышает качество информационного и документационного обеспе­ чения управления, и поэтому во многих случаях целесо­ образно указывать номер факсимильного аппарата и ад­ рес электронной почты.

Например:

П. П. Петров 143-76-97 факс 123-45-68 e-mail: primer -87@.ru Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату, код оператора и другие поис­ ковые данные, устанавливаемые в организации.

Например:

Prikaz2589_08122003. doc ши С: \Мои документы \Письма\ В У МО от 12 июля 2002 го­ да № 12-47.rtf ши АРМ-техотдел D: \AKT\niokr79 2000. tht.

Для тех, кто хочет знать больше:

Пример оформления бланка письма струк­ турного подразделения (угловое расположение ре­ квизитов) Эмблема

СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ

«КРАСНЫЙ ПРОСПЕКТ»

УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСОВ

Красны й проспект, д. 12, г. Новосибирск, 630099 Тел.: 223 78 50, 222 25 16, ф акс: 222 69 82, e-mail: sachafgists.ru ОКПО __, ОГРН_____, ИНН/КПП_____, ОКУД_____ ___________№__________ На №__________от______ _ Организации, осуществляющие внеш не­ экономическую деятельность, имеющие деловые связи с иностранными партнерами, разрабаты ­ ваю т бланки писем на двух языках: государст­ венном язы ке и язы ке партнера.

Наименование организации располагается следующим образом: слева — наименование на русском языке, справа — на иностранном языке, например:

–  –  –

к Реквизиту 8. Наименования организа­ ций субъектов Российской Ф едерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язы к субъ­ ектов Российской Федерации, печатаю т н а двух языках.

Наименование организации на государст­ венном язы ке субъекта Российской Федерации или ином язы ке располагают ниж е или сп рава от наим енования на государственном язы ке Россий­ ской Ф ед ерац и и _____________

к Реквизиту 12. Регистрация имеет свои особенности при ее ручном или маш инном (с по­ мощью компьютера) ведении и несколько отлича­ ется в различных органах власти, на предприяти­ ях и в учреждениях с учетом особенностей доку­ ментации, традиций и опыта работы канцелярии.

Например:

В Государственной технической комиссии при Президенте Российской Федерации регистра­ ционный номер состоит из начальной буквы ф а ­ милии автора и порядкового номера поступивш е­ го обращ ения (например, «Д-19», «С-63»), коллек­ тивные и анонимные обращ ения содержат буквы «Кл» или «Ан» и номер (например, «Кл-137», «АнОбращениям с пометкой «Лично», «Только лично» или «Конфиденциально» дополнительно присваивается буквенный индекс «Ап» («Личная почта», например, «Лп-В-15», при отсутствии на конверте данны х об авторе — «Ап-15»).

При регистрации в органах внутренних дел информации о преступлениях и происш ест­ виях, поступившей в письменном виде, на доку­ менте проставляется ш там п регистрации органа внутренних дел, включающий: дату регистрации, порядковый номер регистрационной записи и фамилию дежурного, принявш его информацию.

Записи подписывает дежурный по органу внут­ ренних дел.

Регистрация процессуальных документов ведется отдельно от других видов документов.

Так, в арбитраж ны х судах регистрационный но­ мер искового заявления должен включать в себя обязательные реквизиты: индекс арбитражного суда и порядковый номер искового заявления, присваиваем ы й в пределах одного календарного года, а такж е год поступления заявления. При не­ обходимости может дополняться индекс судебно­ го состава.

Например:

АО1-125/ 96-С4, где AOI — индекс Арбит­ ражного суда Республики Адыгея, 125 — поряд­ ковый номер искового заявления, 96 — кален­ дарны й год, С4 — индекс судебного состава.

Каждый арбитраж ны й суд имеет свой ин­ декс: ВАС — Высший А рбитражный Суд Россий­ ской Федерации; Ф01 — Федеральный арбитраж ­ ный суд Волго-Вятского округа, Ф05 — Федераль­ ный арбитраж ны й суд Московского округа,..., Ф08 — Федеральный арбитраж ны й суд Южного округа,..., Ф10— Федеральный арбитраж ны й суд Центрального округа; AOI — Арбитражный суд Республики Адыгея,..., А 12 — Арбитражный суд Волгоградской области и т.д.

Регистрационный номер искового заявл е­ ния присваивается арбитраж ному делу и не под­ лежит изменению при последующем рассмотре­ нии дела в судебных инстанциях.

При заполнении регистрационно-контроль­ ных карточек сотрудниками канцелярии вносятся следующие данные: регистрационный номер искового заявления и д ат а его поступления в суд, исходящий номер и д ата искового заявления, полное наименование истца, ответчика и других лиц, участвующих в деле (название организации, фамилия, имя, отчество граж данинапредпринимателя).

Регистрация искового заявления может производиться в автоматизированном режиме (на компьютере с последующей распечаткой компью­ терных карточек) или по картотеке (на регистра­ ционно-контрольных карточках).

Апелляционная либо кассационная жалоба на реш ение арбитраж ного суда принимается и регистрируется в порядке, аналогичном порядку приема и регистрации исковых заявлений.

Поступающая в адрес арбитражного суда корреспонденция, не относящ аяся к конкретным судебным делам, регистрируется в канцелярии в отдельной картотеке (журнале, компьютере).

При регистрации документа в правом углу нижнего поля первой страницы на свободном от текста месте проставляется ш тамп с полным н а ­ именованием арбитражного суда, указываю тся регистрационный входящий номер, Д ата поступ­ ления документа, индекс секретариата или структурного подразделения, куда направляется документ. Лицо, принявш ее документ, ставит свою подпись.

к Реквизиту 16. Документ утверж дается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваем ы м документом. При утвер­ ждении документа должностным лицом гриф ут­ верж дения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования долж­ ности лица, утверждающ его документ, его подпи­ си, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись ____________ В. А.

Степанов 23-12.2003 Допускается в реквизите «Гриф утверж де­ ния документа» центрировать элементы относи­ тельно самой длинной строки, например:

–  –  –

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают н а одном уровне.

При утверждении документа постановлени­ ем, решением, приказом, протоколом гриф утвер­ ждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающ его документа в тво ­ рительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

реш ением общего собрания акционеров от 05.04.2003 Nb 14 или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 №82

Гриф утверждения документа располагаютв правом верхнем углу документа.

к Реквизиту 17. Резолюция, написанная н а документе соответствующим должностным лицом, вклю чает в себя фамилии, инициалы ис­ полнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, на­ пример:

Морозовой Н. В. Федосеевой Н. А.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003 Личная подпись Д ата Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

к Реквизиту 18 Заголовок к тексту.

К тексту документов, оформленных на бланках ф орм ата А5, заголовок допускается не указывать.

к Реквизиту 19 Отметку о контроле за исполнением доку­ мента обозначают буквой «К», словом или ш там­ пом «Контроль».

к Реквизиту 20 Текст составляют н а государственном языке Российской Федерации или н а государст­ венных язы ках субъектов Российской Федераций в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде ан­ кеты, таблицы, связного текста или в виде соеди­ нения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характе­ ризуемого объекта должны быть выраж ены име­ нем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошед­ шего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Х арактеристики, вы раж ен­ ные словесно, должны быть согласованы с наиме­ нованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, вы раж енны е именем существитель­ ным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатаю т более чем на одной стра­ нице, граф ы таблицы должны быть пронумерова­ ны и на следующих страницах должны быть на­ печатаны только номера этих граф.

Связный текст, к ак правило, состоит из двух частей. В первой части указываю т причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содер­ ж ать заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей;

письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указы ваю т их рек­ визиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату докумен­ та, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько реш ений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разде­ лы, подразделы, пункты, которые нумеруют араб­ скими цифрами.

В документах (приказ, распоряж ение и т.

д.) организаций, действующ их на принципах единоначалия, а такж е документах, адресован­ ных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»), В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных докум ен­ тах текст излагают от первого лица м нож ествен­ ного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагаю т от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подраз­ делений (положение, инструкция), а такж е содер­ жащ их описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

к Реквизиту 21 Если приложения сброшюрованы, то число листов не указываю т.

Если к документу прилагают другой доку­ мент, такж е имеющий приложение, отметку о н а­ личии приложения оформляют следующим обра­ зом:

–  –  –

Если приложение направляю т не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый ад ­ рес.

В приложении к распорядительному доку­ менту (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования рас­ порядительного документа, его даты и регистра­ ционного номера, например:

–  –  –

к Реквизиту 23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с кото­ рым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расш иф ровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласова­ ния, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академ ии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А. Г. Грязнова Д ата Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академ ии медицинских наук от 05.06.2003 № 430162 или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10 к Реквизиту 24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), вклю­ чающей в себя подпись и должность визирующе­ го документ, расш иф ровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

–  –  –

Зам ечания излагают на отдельном листе, подписываю т и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого оста­ ется в организации, визы проставляю т в нижней части оборотной стороны последнего листа под­ линника документа.

Для документа, подлинник которого от­ правляю т из организации, визы проставляю т в нижней части лицевой стороны копии отправ­ ляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его прило­ жения.

к Реквизиту 25 Оттиск печати заверяет подлинность под­ писи должностного лица н а документах, удосто­ веряю щ их п рава лиц, фиксирую щ их ф акты, свя­ занные с ф инансовы м и средствами, а такж е на иных документах, предусматриваю щ их заверение подлинной подписи.

Документы заверяю т печатью организа­ ции.

Современные технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Ф едерации устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Госу­ дарственного герба Российской Федерации. Фор­ ма, размеры и технические требования».

к Реквизиту 26 При заверении соответствия копии доку­ мента подлиннику ниже реквизита «Подпись»

проставляют заверительную надпись: «Верно»;

должность лица, заверивш его копию; личную подпись; расш иф ровку подписи (инициалы, ф а ­ милию); дату заверения, например:

–  –  –

Допускается копию документа заверять пе­ чатью, определяемой по усмотрению организации.

к Реквизиту 28 О тметка об исполнении документа и н а­ правлении его в дело вклю чает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, сви­ детельствующего о его исполнении, или — при от­ сутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в ко­ тором будет храниться документ.

О тметка об исполнении документа и н а­ правлении его в дело подписывается и датирует­ ся исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

–  –  –

Текст писем-просьб обычно строится по следую­ щей схеме: в основной части излагается причина, побу­ дившая обратиться с просьбой, и сама просьба; в заклю­ чительной части высказывается надежда на положитель­ ный результат.

Для выражения просьбы используют глаголы:

Г1рошу, Просим:

Просим Вас принять соответствующие меры...

Просим выслать в наш адрес необходимую доку­ ментацию...

Прошу сообщить данные об объёме поставок...

Помимо использованных смысловых глаголов, в письмах-просьбах могут употребляться и другие, очерчи­ вающие круг ситуаций, в которых могут быть написаны письма-просьбы: оплатить, направить, подтвердить, дать согласие, проверить (произвести проверку), рас­ смотреть, довести до сведения и т.д.

Схемы составления письма-просьбы:

О посылке документации Просим выслать необходимую нам документацию по эксплуатации оборудования, закупленного у Вас во II квартале 2009 г.

О предоставлении информации Уважаемый господин Грибанов!

В связи с изменением в структуре подчинения и получением определенными организациями железнодо­ рожного транспорта, находящимися под управлением Вашего министерства, права на самостоятельные дейст­ вия в области международных отношений просим Вас выслать в наш адрес список таких организаций, их адреса и телефоны с целью налаживания взаимовыгодного со­ трудничества.

Уважаемые господа!

В соответствии с нашими договорённостями на­ правляем вам бланк-закат на дизельные генераторы. На­ деемся, что вы сможете поставить нам заказываемый то­ вар не позднее 30.12.2010 года.

Просим вас в ближайшее время подтвердить полу­ чение заказа и возможность поставки товара в указанные сроки.

Приложение: на 1л. в 1 экз.

Сопроводительное письмо Сопроводительные письма составляются для со­ общения адресату о направлении в его адрес каких-либо документов или материальных ценностей, выполняют функцию контроля за их прохождением. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом мате­ риале и уточняющих сведений (приложений).

Как правило, сопроводительное письмо начинается словами: Направляем, Высылаем, Посылаем, Возвращаем.

Например:

Направляю информацию...

Посылаем интересующую Вас документацию...

Высылаем подписанный с нашей стороны договор...

Схемы составления сопроводительного письма О посылке спецификации Высылаем запрошенные Вами дополнительные технические данные, касающиеся приобретённого у нас высокоточного медицинского оборудования.

На основании Вашего запроса высылаем Вам об­ разцы товаров, предлагаемых нашей фирмой в этом году.

Надеемся, что они соответствуют Вашим требованиям и мы сможем наладить взаимовыгодное сотрудничество.

О посылке проекта распоряжения

Уважаемый господин Недосеков!

В соответствии с решениями, принятыми на сове­ щании 5 марта 2010 года в Минтрансе России, направляю Вам доработанный с участием ОАО «Скоростные магист­ рали» проект распоряжения Правительства Российской Федерации, принимаемый в поддержку Указа Президента Российской Федерации от 15 февраля 2010 года «О мерах по организации движения высокоскоростного железнодо­ рожного транспорта в Российской Федерации».

Приложение: проект распоряжения на 5 л. в 2 экз.

Договорное письмо Договорное письмо является разновидностью со­ проводительного письма, которое подтверждает факт от­ правки документа.

Структура текста такая же, как у со­ проводительного письма, например:

1. Возвращаем полученный от Вас договор постав­ ки продукции на текущий год, подписанный нашей орга­ низации.

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

2. Направляем Вам два экземпляра подписанного нами договора № 35 от 17.06.2010 на поставку Вам ком­ плектующих частей двигателей автомобиля ВАЗ-24.

Просим один экземпляр договора № 35 возвратить нам.

Предупреждаем, что в случае возврата вами дого­ вора с незаполненными реквизитами договор будет счи­ таться неоформленным по Вашей вине.

Приложение: 1. Договор № 35 на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень комплектующих частей на 1 л.

в 2 экз.

Гарантийные письма Гарантийные письма составляются с целью под­ тверждения определённых обещаний или условий и адре­ суются организациям или отдельному лицу.

Гарантироваться может оплата за выполненную работу, качество, сроки выполнения работ, трудоустрой­ ство, поставка товаров и выполнение услуг, оплата про­ дукции и т.д. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.

Ключевым словом такого письма является глагол «Гарантируем», например:

Оплату гарантируем....

Качество работ (услуг) гарантируем....

Сроки выполнения заказов гарантируем...

Схемы составления гарантийного письма

1. НПО «Энергия» просит оказать техническую помощь в наладке оборудования... Оплату гарантируем со своего расчётного счёта №.........в...........отделении...

2. Гарантируем, что продукция нашего завода, по­ ставляемая по Вашему заказу, соответствует ГОСТу и требованиям, содержащимся в заказе.

Если в течение 12 месяцев со дня отгрузки товара в нём обнаружатся дефекты, обязуемся в кратчайший срок устранить их за свой счёт или заменить недоброкачест­ венные экземпляры. Обязуемся также уплатить стоимость транспортировки.

Письмо-подтверждение Письма-подтверждения направляются для под­ тверждения получения документов и материалов: писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов и т.д.

Ключевым словом письма-подтверждения является гла­ гол «Подтверждаю», «Подтверждаем».

В письмах-подтверждениях употребляются сле­ дующие стандартные выражения:

Подтверждаем получение запрошенной нами до­ кументации...

(С благодарностью) подтверждаем получение Вашего заказа...

Аспект подтверждения может составлять содержа­ ние целого письма или являться составной его частью.

При подтверждении получения послания от адре­ сата указывают дату и номер этого послания. Подтвер­ ждая готовность к выполнению ранее согласованных дей­ ствий или условий, указывают на конкретный документ — соглашение, договор, протокол и т.п.

Схемы составления письма-подтверждения О получении письма Подтверждаем получение письма №...от... с за­ прошенной нами информацией. Благодарим за быстрое выполнение нашей просьбы.

О подтверждении согласия с предлагаемыми сроками Подтверждаем свое согласие с предложенными Вами во время предварительных переговоров (протокол от 23.11.2010) сроками сдачи проектной документации в течение полугода с даты подписания договора и включа­ ем эти сроки в договор.

Направляем Вам экземпляры договора, подписан­ ные со стороны нашей фирмы, и просим в кратчайшие сроки возвратить экземпляр, подписанный со стороны Вашей фирмы.

Письмо-напом инание Письма-напоминания содержат указание на прибли­ жение или истечение срока какого-либо обязательства, про­ ведения мероприятия или других договорённостей. Ключе­ вым словом такого письма является глагол «Напоминаем».

Письмо-напоминание обычно состоит из следую­ щих логических элементов:

1) напоминание о необходимости выполнения ка­ ких-либо действий, достигнутых договорённостей, усло­ виях и т.д.;

2) напоминание о нарушении (или приближении) сроков этих договорённостей;

3) сообщения о мерах, которые будут приняты в случае невыполнения условий.

Стандартные выражения письма-напоминания:

Напоминаем о сроках...

Напоминаем Вам, что...

В связи с приближением сроков поставки напоми­ наем, что...

В связи с истечением указанного срока предложе­ ние нашей фирмы утрачивает силу...

Схемы составления письма-напоминания О нарушении условий контракта Напоминаем Вам, что согласно заключённому ме­ жду нашими акционерными обществами контракту о по­ ставке продукции Вы должны были произвести первую оплату за поставляемую продукцию до 25 октября 2010 г., однако оплата не была произведена и задолженность на 30 октября 2010г. составляет...

Данные Вами обещания, к сожалению, не выпол­ няются. В случае неуплаты образовавшейся задолженно­ сти в течение... дней со дня указанной в контракте даты мы вынуждены будем подать на Вас иск.

Уважаемые господа!

Вторично напоминаем о необходимости предста­ вить смету на строительство объекта по адресу... не позд­ нее 15 декабря текущего года.

В противном случае данный объект будет исклю­ чён из плана работ нашей фирмы.

/Напоминание может быть частью текста (одним из аспектов) письма/ О задержке поставки мебели Уважаемый Андрей Петрович!

Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 25.05.2010 № 231 о поставке трех комплектов офисной мебели, к сожалению, не выполняются.

Напоминаем, что согласованный с нами срок от­ грузки истёк две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.

Рассчитываем на принятие Вами срочных мер.

Просим о результатах сообщить немедленно.

Письмо-извещен ив (разновидность информационное письмо) — В таких письмах что-либо сообщается или утвер­ ждается, как правило, предмет информации — события или факты, представляющие взаимный интерес. Письма — извещения могут начинаться словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность», «Доводим до Вашего сведения»...

Например:

Сообщаем, что, к сожалению, не можем Вам вы­ слать...

Ставим Вас в известность, что Ваше предложе­ ние о... отклонено...

Доводим до Вашего сведения распоряжение на­ чальника... отдела...

Схемы составления письма-извещения Сообщаем, что Ваш запрос о... получен и в тече­ ние месяца будет удовлетворён.

Об отказе в заключении трудового договора Уважаемая Елена Ивановна!

Ставлю Вас в известность, что, исходя из пред­ ставленных Вами документов и результате собеседова­ ния, ОАО «Архивариус» отказало Вам в приёме на работу в связи с отсутствием у Вас необходимого стажа работы в области делопроизводства.

Письмо-приглашение Письма — приглашения с предложениями принять участие в семинарах, совещаниях, праздничных меро­ приятиях и т.д. могут быть адресованы руководителю ор­ ганизации, конкретному должностному лицу или всему коллективу. В письме обычно указывается название ме­ роприятия, место и время его проведения, иногда условия участия, а при необходимости и форма одежды.

В письме может быть оформлен реквизит «Прило­ жение», в котором сообщается программа мероприятия.

Письма начинаются со слов: «приглашаю, пригла­ шаем, фирма приглашает, позвольте пригласить, прошу направить представителя...»

Схемы составления письма-приглашения

Уважаемый Евгений Петрович!

Приглашаем Вас принять участие в работе семина­ ра «Социальные проблемы молодёжи», проводимом по инициативе общественной организации «Правовое обще­ ство» в рамках проекта «Местное самоуправление и него­ сударственные организации: укрепление взаимодействия и обмен опытом в вузах Москвы».

Семинар состоится... в...часов по адресу...

Уважаемый Владимир Александрович!

15-20 апреля 2011 года факультет повышения ква­ лификации Московского государственного университета управления проводит межрегиональную курсовую учёбу по теме «Социальная политика государства и управление социальной сферой».

Учитывая значимость этой учёбы, прошу Вас вы­ ступить 17 апреля т.г. перед участниками семинара по те­ ме «Социальные последствия экономических реформ в России и проблемы реализации государственной соци­ альной политики на региональном уровне».

Приложение: программа учёбы на 1 л. в 1 экз.

Циркулярное письмо Циркулярные письма — это особый вид писем, на­ значение которых — доставить информацию одного и то­ го же содержания в несколько адресов. Отправителем та­ ких писем чаще всего является руководящая организация, которая информирует подчинённые ей филиалы по ка­ ким-либо вопросам или отдаёт распоряжения.

Схема составления циркулярного письма О заключении кредитных сделок В связи со сложившейся в Ставропольском крае экономической ситуацией,а также в связи с прекращени­ ем предоставления некоторых видов услуг определённым категориям предпринимателей совет директоров банков, входящих в систему «Восток», постановил:

1) изменить порядок предоставления кредита на территории Ставропольского края в соответствии с но­ вым Сводом внутрибанковских правил, который будет выпущен 15.08.2010;

2) в течение 5 суток (10-15 июля) банки банков­ ской системы «Восток» считать закрытыми до получения дальнейших распоряжений.

Председатель совета директоров Личная подпись П. Н. Петров Контрактное письмо Контрактные (или коммерческие) письма состав­ ляются при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Схема составления контрактного письма О контракте № 35 Уважаемые господа!

В приложении к настоящему письму направляем подписанный нами контракт № 35 в двух экземплярах.

Просим Вас подписать оба экземпляра данного контракта и один из их выслать обратно в наги адрес.

Приложение: контракт № 35 на 4л. в 2 экз.

Задание № 8.

Составьте свои тексты по одному из каждого вида писем: а) письмо-просьба, б) сопроводи­ тельное письмо, в) информационное письмо, г) письмонапоминание:

а) текст письма-просьбы одной фирмы в адрес дру­ гой об организации встречи для установления сотрудни­ чества в поставке точной измерительной аппаратуры;

б) текст сопроводительного письма о направлении образца какой-либо продукции (по предварительной просьбе фирмы) для ознакомления с её характеристиками (качеством) и возможностями применения (использова­ ния).

Выразите надежду на то, что это будет произведе­ но в кратчайшие сроки, и попросите сообщить о резуль­ татах;

в) в информационном письме адресат — академик Петров Н.П.;

адресант — НИИ документоведения и архивного дела;

цель — проинформировать о запланированном на­ учно-практическом семинаре на тему «Борьба с хище­ ниями ценных бумаг в архивах», сообщить время прове­ дения и сроки подачи заявок об участии в семинаре.

В заключение выразите надежду на то, что адресат примет участие в мероприятии;

г) в письме-напоминании адресат — ОАО «Колос»;

адресант — коммерческий банк «Веста»;

причина — ОАО не первый раз не соблюдает сро­ ки выплаты процентов под заём.

Заём взят... (дата) в сумме....

цель — требование возместить убытки в размере..., в дальнейшем производить оплату вовремя;

возможные санкции — обращение в суд.

Задание № 9. Подготовьте деловое письмо (вид письма выбираете сами) и оформите его в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению реквизи­ тов делового письма.

Рама письма — угловая, расположение реквизитов — флаговое.

(Работу выполнить на отдельном листе формата А-4, подписать в правом нижнем углу лицевой стороны.)

ПРАВИЛА УПОТРЕБЛЕНИЯ ПРОПИСНЫХ

И СТРОЧНЫХ БУКВ В НЕКОТОРЫХ СЛУЧАЯХ

Названия академий, научно-исследовательских учреждений, учебных заведений В полных названиях научных учреждений и выс­ ших учебных заведений с прописной буквы пишется пер­ вое слово, а также имена собственные, входящие в назва­ ние: Российская академия паук (РАН), Российская акаде­ мия медицинских наук (РАМН), Институт ядерной физи­ ки Сибирского отделения Российской академии наук, Но­ восибирский государственный университет (НГУ).

Средние учебные заведения неединичного харак­ тера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы: медицинское училище № 1, московская средняя школа №1241.

Общее правило написания названий организаций и их структурных подразделений В полных названиях организаций единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и вхо­ дящие в состав названия собственные имена: Российский детский фонд, Фонд социальной поддержки населения, Учреждение юстиции Новосибирской области по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, Федерация профсоюзов Новосибирской области, Ас­ социация сибирских и дальневосточных городов.

Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы: бюро обмена жилплощади, поликлиника № 156 Кунцевского района. Названия организаний во множественном числе пишутся со строчной буквы: биржи и банки Новосибирской области.

Названия главных управлений в составе структур­ ного подразделения мэрии пишутся с прописной буквы:

Главное управление архитектуры и градостроительства мэрии, Главное управление благоустройства и озеленения мэрии.

Названия структурных подразделений мэрии, а также слова типа президиум, ученый совет, факультет, отделение, сектор, группа пишутся со строчной буквы:

президиум мэрии, департамент по социальной политике мэрии, правовое управление мэрии, отдел экспертизы и контроля мэрии.

При написании сокращенных наименований орга­ низаций, научно-исследовательских учреждений, высших учебных заведений и т.п.

руководствуются следующими правилами:

1) аббревиатуры, образованные с помощью первых букв или звуков каждого входящего в наименование сло­ ва, обычно пишутся прописными буквами, например:

МГУ, МВД. МИД, РГГУ, ГАИ...

(* слово «вуз» традиционно пишется строчными буквами; ** при склонении звуковых аббревиатур окон­ чания пишутся строчными буквами без отделения этого окончания дефисом или апострофом, напр.: коллектив ЗИЛа, студенты МИИТа, в МИДе; *** Суффиксальные производные от звуковых и буквенных аббревиатур пи­ шутся только строчными буквами, например: кагэбэшник (от КГБ), мидовский (от МИД), миитовский, миитовцы (от МИИТ))

2) аббревиатуры (сложносокращенные слова), обо­ значающие названия учреждений, организаций и образо­ ванные по начальным слогам слов или усеченным осно­ вам слова, пишутся с прописной буква, если соответст­ вующее полное наименование также пишется с пропис­ ной буквы, например: Моссовет, Внешэкономбанк, Сбер­ банк, Белжелдорбанк (Белорусский железнодорожный банк) (в одно слово) 3) при смешанном типе сокращения, когда наиме­ нование состоит частично из начальных букв или звуков (инициальная часть) и частично из усечённых основ, ини­ циальная часть обычно пишется прописными буквами, а усечённая — строчными, например: НИИхиммаш (всё слитно!), ЦНИИчермет, КамАЗ, БелАЗ (* При этом составные названия, в которых за ини­ циальной частью следует несокращённое слово (слова) в косвенном падеже, пишутся раздельно, напр.: НИИ газа, НИИ постоянного тока.) В случае затруднения в написании прописной или строчной буквы в наименованиях организаций, учрежде­ ний, названий политических партий и вообще составных названий различного типа можно обратиться к словарям на тему «Прописная или строчная?», например Н. М. Се­ мёновой «Тематический словарь-справочник». М. : Рус­ ский язык, Медиа, 2003. Словарь включает слова и слово­ сочетания, в которых употребление прописной или строчной буквы может вызвать затруднение. В нём пред­ ставлены новые названия государственных органов, уч­ реждений, политических и общественных организаций, религиозные термины. Кроме того, в словаре изложены и правила употребления прописных букв (более подробно), что поможет правильно написать название даже если оно отсутствует в словаре.

Название железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов, станций метро В названиях железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых обозначений: аэропорт Толмачево, вокзал Новосибирск-Главпый, станция Юность.

Станции метро следует писать без кавычек, с про­ писной буквы первое слово и имена собственные: стан­ ция метро Октябрьская, Красный проспект, Площадь Лепина.

Сложные названия организаций и мероприятий, начинающиеся словами Государственный, Всероссийский, Центральный, Международный или порядковыми числительными (Первый, Второй и т. п.) С прописной буквы пишется первое слово: Меж­ дународный выставочный центр, Государственное обра­ зовательное учреждение, Московский государственный педагогический университет, Шестая зимняя спарта­ киада школьников г Петрозаводска.

Сложные названия организаций, начинающиеся с географического определения Пишутся с прописной буквы, если это определение входит в их состав, и со строчной, если географическое определение не входит в состав названия, а только указы­ вает на местонахождение:

Воронежская городская регистрационная палата, но: воронежское предприятие ЗАО «Колос»

Местоимения «Вы» и «Ваш» при обращении к лицам Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас... (Сообщаем Вам...).

При обращении к нескольким лицам эти место­ имения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо...

С прописной буквы указанные местоимения пи­ шутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Со­ став Вашей семьи

ЛИТЕРАТУРА

Анодина, Н. Н. Деловое письмо. Методика состав­ ления и правила оформления / Н. Н. Анодина. — М., 2009.

ГОСТ Р 6.30—2003.

Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. — М., 2003.

Веселов, П. В. Аксиомы делового письма / П. В.

Веселов. — М., 1993.

Дерябина, А. С. Методические материалы к прак­ тическим занятиям по дисциплине «Деловая переписка» / А. С. Дерябина. — М. : МИИТ, 1997 Замыцкова, О. И. Делопроизводство (Документа­ ционное обеспечение управления) : учебник / О. И. За­ мыцкова, М. И. Басаков. — Ростов н/Д : Феникс, 2009.

Кирсанова, М. В. Деловая переписка : учеб, посо­ бие / М. В. Кирсанова, Н. Н. Анодина, Ю. М. Аксёнов. — М., 2007.

Колтунова, М. В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю / М. В. Колтунова. — М. : Дело, 1999.

Лагутина, Т. М. Деловое письмо : справочник / Т. М. Лагутина. М.—СПб., 2005.

Охотников, А. В. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов : учебнопрактич. пособие для предприятий и организаций всех форм собственности / А. В. Охотников. —- Ростов н/Д, 2004ю Семёнова, Н. М. Прописная или строчная? Тема­ тический словарь-справочник / Н. М. Семёнова. — М., 2003.

Культура русской речи : учебник для вузов / под ред. поф. Л. К. Граудиной и проф. Е. Н. Ширяевой. — М.

:

Норма. 2002.

СОДЕРЖАНИЕ

Предисловие

Д о к у м е н т. Д е л о в о е п и с ь м о и его в и д ы

1. Деловое письмо, его функции и виды

2. К вопросу о классификации деловой переписки и деловых писем....... 16 Т реб ования, п р е д ъ я в л я е м ы е к т е к с т у д е л о в о го п и с ь м а

1. Общие требования к письменному тексту

2. Три принципа деловой переписки

3. Особенности, связанные с использованием официально-делового стиля

Н а и б о л е е р а с п р о с т р а н ё н н ы е о ш и б к и в т е к с т е д е л о в о го п и с ь м а............. 24

1. Употребление и правописание сложных предлогов

2. Употребление полной и краткой форм имён прилагательных и причастий

3. Некоторые случаи согласования подлежащего со сказуемым................32

4. Неправильное использование предлогов

С т р у к т у р а т е к с т а д е л о в о го п и с ь м а и е го я зы к о в ы е о с о б е н н о с т и.......... 34

1. Обращение в деловых письмах

2. Начало письма, мотивы письма

3. Аспект письма

4. Заключительные слова

Р о ль п о р я д к а с л о в в д е ло в о м п и с ь м е

Ф орм уляр. Р екви зи т ы. Б л а н к и

1. Состав реквизитов документа

2. Бланк и «рама» письма

Требования к оформлению реквизитов документа

Тексты писем

Правила употребления прописных и строчных букв в некоторых случаях

Литература

ДЕЛОВАЯ РЕЧЬ / ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

–  –  –



Похожие работы:

«Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Владимирский государственный университет и...»

«Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Владимирский государственный университет имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых» Д. Ю. Орлов, Е. В. Арефьев, Ю. А. Орлов МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ ПО ДИСЦИПЛИНЕ: «Статистичес...»

«МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования Северный (Арктически...»

«Николай Альбертович Кун Что рассказывали греки и римляне о своих богах и героях Что рассказывали греки и римляне о своих богах и героях / Н.А. Кун: АСТ, Астрель; Москва; 2010 ISBN 978-5-17-061444-8, 978-5-271-24925-9...»

«Людмила Волобуева Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении «Прометей» Волобуева Л. М. Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении / Л. М. Волобуева — «Прометей», 201...»

«Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Владимирский государственный университет имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых» Т. В. БАШАЕВА О. В. ФИЛАТОВА ПОЗНАВАТЕЛЬНЫЕ ПРОЦЕССЫ СУЩНОСТЬ...»

«3086 МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ (МИИТ) Кафедра «Управление эксплуатационной работой» А. Н. К о р е ш к о в Действия оперативно диспетчерского персонала станции по обработке...»

«Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Владимирский государственный университет имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых»...»

«ПРОГРАММА вступительного испытания для поступающих в магистратуру факультета массовых коммуникаций, филологии и политологии Направление 47.04.01 – Философия (магистерская программа «Социальная философия» Предмет «Междисциплинарный экзамен по философии» Содержание программы Методические...»

«А.М. Чернопятов Государственное регулирование предпринимательской деятельности УДК 338 ББК 65.290-21я 73 Ч 49 Рецензенты: А.Ф. Красноперов – профессор; В.Н. Хасанова доцент. Чернопятов А.М. Государственное регулирование предпринимательской деятельности: Учебное пособие для студентов высш. учеб. заведений.М: Издательство ООО Винч...»

«Приложение к приказу Министерства здравоохранения Российской Федерации от «_» _2014 г. № Методические рекомендации по формированию рейтингов государственных (муниципальных) учреждений, оказывающих услуги в сфере здравоохранения 1. Методические рекомендации подготовлены с целью обеспечения единых подходов к формированию рейт...»

«Министерство образования и науки Российской Федерации Дальневосточный федеральный университет Инженерная школа Е.Н. Абрамовская НАБРОСКИ Методические рекомендации для студентов 2 курса направления 270301.65 Архитектура Дисциплина «Рисунок, живопись» Учебное электронное издание Абрамовская Е.М., 2013...»

«ОСПАРИВАНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ОПРЕДЕЛЕНИЯ КАДАСТРОВОЙ СТОИМОСТИ Методическое пособие Авторы: Первый вице-президент НП «СРОО «Экспертный совет», председатель Экспертного совета НП «СРОО «Экспертный совет» Владимир Лебединский, Юрисконсульт НП «СРОО «Экспертный совет» Александра Чарушина НП...»

«Методические указания к курсу «Современная англоязычная литература» Профиль подготовки Лингвистика Курс 2 семестр 3 Составитель – д. филол. н. Г.В. Заломкина 2015/2016 уч. г.1. Система оценк...»

«Вера Вахтанговна Шервашидзе Западноевропейская литература ХХ века. Учебное пособие http://www.litres.ru/pages/biblio_book/?art=447965 В. Шервашидзе. Западноевропейская литература ХХ века: учебное пособие: Флинта, Наука; Москва; 2010 ISBN 978-5-9765-0884-2 Аннотация В учебном пособии освещ...»

«Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Владимирский государственный университет имени Александра Григорьев...»

«Владимирский государственный университет ЛАБОРАТОРНЫЕ РАБОТЫ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ВЫСОКОМОЛЕКУЛЯРНЫЕ СОЕДИНЕНИЯ» Методические указания в двух частях Часть 1 Владимир 2004 Министерство образования...»

«Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Владимирский государственный университет имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых» Кафедра дош...»

«Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Владимирский государственный университет имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых» Кафедра информационных систем...»

«Министерство образования и науки Российской Федерации Северный (Арктический) федеральный университет Институт энергетики и транспорта З.А. Демченко В.Д. Лебедев ОБЩАЯ МЕТОДОЛОГИЯ НАУЧНОГО ТВОРЧЕСТВА (на примере выпускной квалификационной работы) Учебно-методическое пособие Архангельск УДК 371.39 ББК 72в Д31 Рассмотрен...»

«Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Владимирский государственный университет Ю.В. БАЖЕНОВ ОСНОВЫ ТЕОРИИ НАДЕЖНО...»

«Методические указания к курсу «Современная зарубежная литература» Профиль подготовки Лингвистика Курс 1, семестр 2 Составитель – д. филол. н. Г.В. Заломкина 2016/2017 уч. г. Итоговая оценка будет выведена из двух оценок: ответа на экзамене и оценки, полученной по результатам работы в семест...»

«ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ И БЛАГОПОЛУЧИЯ ЧЕЛОВЕКА ЛАБОРАТОРНЫЙ СОВЕТ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ И БЛАГОПОЛУЧИЯ ЧЕЛОВЕКА Качественное и количественное определение генетически модифицированных организмов (ГМО) растительного происхождения в пищевых продуктах и продовольств...»

«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ (МИИТ) Кафедра «Менеджмент» Г.В. Власюк ОСНОВЫ МАРКЕТИНГА Рекомендовано редакционно-издательским советом университета в качестве уче...»

«КАЗАНСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ ГЕОЛОГИИ И НЕФТЕГАЗОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ Кафедра палеонтологии и стратиграфии С.О. ЗОРИНА МЕТОДЫ СТРАТИГРАФИЧЕСКИХ ИССЛЕДОВАНИЙ (Материалы к лекциям. Практические задания) Учебно-методиче...»

«Министерство образования и науки Российской Федерации МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОДГОТОВКЕ И ЗАЩИТЕ ВЫПУСКНЫХ АТТЕСТАЦИОННЫХ РАБОТ Учебное издание Формат pdf, объем 1 МБ URL: http://dvfu.ru/web/is/publikacii1 © Безуглова М.Б., Кондратьева В.И., Старикова Е.Б., сост., 201...»

«ЕДИНАЯ СИСТЕМА ИДЕНТИФИКАЦИИ И АУТЕНТИФИКАЦИИ Методические рекомендации по использованию Единой системы идентификации и аутентификации Версия 1.0 Содержание Таблица изменений Термины и определения Введение Назначение документа 1.1 Нормативные ссылки 1...»








 
2017 www.pdf.knigi-x.ru - «Бесплатная электронная библиотека - разные матриалы»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.