WWW.PDF.KNIGI-X.RU
БЕСПЛАТНАЯ  ИНТЕРНЕТ  БИБЛИОТЕКА - Разные материалы
 

«Об опыте внедрения автоматизированной информационно-поисковой системы по документам Архивного фонда Российской Федерации в Свердловской области Кичигина Светлана ...»

Гильдия Управляющих Документацией

Об опыте внедрения автоматизированной информационно-поисковой

системы по документам Архивного фонда Российской Федерации

в Свердловской области

Кичигина Светлана Сергеевна, заместитель

начальника Управления архивами

Свердловской области

Государственные архивы играют важную роль в формировании информационного

общества и сохранения историко-культурного наследия Российской Федерации. Одной из

наиболее актуальных задач архивов является обеспечение сохранности архивных документов при возможности предоставления максимально полного и оперативного доступа к архивной информации. Этот важный вопрос неоднократно поднимался на правительственном уровне и отражен в положениях программных стратегических документов.

Одна из самых актуальных задач, стоящих сегодня перед органами государственной власти и государственными организациями - предоставление государственных услуг в электронном виде. Переход к работе государственных архивов с электронными информационными ресурсами является обязательным условием эффективного оказания информационных услуг в сфере архивного дела физическим и юридическим лицам. В Свердловской области ведется системная работа в этом направлении, приходится решать достаточно сложные задачи по разработке универсальных для всех областных государственных архивов карт административных процедур и их интеграции с автоматизированной информационно-поисковой системой.

В современных условиях работа с документами на традиционных бумажных носителях сталкивается с очевидными ограничениями, такими как: существенные временные затраты на поиск и выдачу документов из архивохранилищ, риски повреждения или утраты оригиналов в ходе работы с ними.

Это нередко приводит к вынужденному изъятию ветхих документов из информационного оборота, и для преодоления этих ограничений органы управления архивным делом субъектов РФ реализуют проекты по автоматизации архивов и переводу архивных фондов в электронный вид. Внедрение автоматизированной информационно-поисковой системы Профессиональный форум ИнфодокумАрхив-2012 «Эффективные технологии современного архива»

6-7 декабря 2012 года, Москва Гильдия Управляющих Документацией позволяет повышать сохранность архивных фондов и способствует развитию системы научно-справочного аппарата к архивным документам.

В число указанных проектов входит и проект Управления архивами Свердловской области. Перед Управлением архивами Свердловской области стояла задача расширения возможностей использования архивной информации, ускорения процесса поиска необходимых документов, сокращения сроков получения ответов на запросы, а в перспективе - предоставления возможности удаленного доступа к электронным копиям архивных документов физическим и юридическим лицам.

В результате проведенного конкурса на определение исполнителя проекта победителем стала компания Xerox. Программный комплекс «Электронные архивные фонды» был внедрен в Управлении архивами Свердловской области и областных государственных архивах в 2011 году.

В результате реализации первого этапа проекта был создан информационный ресурс описей дел и архивных документов, хранящихся в государственных архивах Свердловской области. Полнофункциональная система поиска, хранения и управления документами, созданная на базе промышленной ECM-платформы Xerox DocuShare, объединила фонды 7 региональных архивов.

В архивную службу Свердловской области входят семь областных государственных архивов:

Государственный архив Свердловской области Центр документации общественных организаций Свердловской области Государственный архив административных органов Свердловской области Государственный архив документов по личному составу Свердловской области Государственный архив в г. Ирбите Государственный архив в г. Красноуфимске Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области в г. Каменске-Уральском.

В государственных архивах Свердловской области сосредоточены документальные материалы по истории Уральского региона с 17 века по настоящее время. На 01.07.2012 в областных государственных архивах и их филиалах хранится 8,786 тысяч фондов, 3006197 единиц хранения, в том числе более 25 тыс. единиц хранения документов личного происхождения, свыше 82 тыс. единиц хранения фотодокументов, более 1000 кино-, фоно-, видеодокументов.

Профессиональный форум ИнфодокумАрхив-2012 «Эффективные технологии современного архива»

6-7 декабря 2012 года, Москва Гильдия Управляющих Документацией Правовые основы создания автоматизированной информационно-поисковой системы:

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации от 7 • февраля 2008 г. № Пр-212;

Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации • предоставления государственных и муниципальных услуг»;

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в • Российской Федерации»;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования • документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19;

Закон Свердловской области от 25 марта 2005 года № 5-ОЗ «Об архивном деле • в Свердловской области»;

постановление Правительства Свердловской области от 11.10.2010 г. № 1477ПП «Об утверждении областной целевой программы «Информационное общество Свердловской области» на 2011 - 2015 годы».

Мероприятия по созданию автоматизированной системы по документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в государственной собственности Свердловской области, включены в областную целевую программу «Информационное общество Свердловской области» на 2011- 2015 годы.

В программе предусматривается, что создание и наполнение системы производится в течение трех лет (2011 – 2013 годы).

В состав мероприятий по созданию автоматизированной системы включено как создание программно-аппаратного комплекса, так и проведение работ по оцифровке описей дел и особо ценных архивных документов с последующей загрузкой полученных электронных ресурсов в систему.

Ключевые задачи создания автоматизированной информационно-поисковой системы:

создание единого информационного пространства для Управления архивами • Свердловской области и областных государственных архивов;

–  –  –

формирование электронного информационного ресурса описей дел и архивных • фондов областных государственных архивов;

обеспечение доступа к электронному ресурсу описей дел через сеть Интернет;

• автоматизация работы читальных залов областных государственных архивов;

• перевод в электронный вид государственных услуг, оказываемых Управлением • архивами Свердловской области и областными государственными архивами.

Автоматизированная информационно-поисковая система Управления архивами Свердловской области представляет собой программно-аппаратный комплекс, предназначенный для создания, хранения, поддержания в актуальном состоянии и использования электронного информационного ресурса (далее – ЭИР) архивных документов и научно-справочного аппарата к ним, хранимых в областных государственных архивах Свердловской области.

Сервера установлены на территории Управления архивами Свердловской области.

Пользователи получают доступ к системе через web-интерфейс.

Информационная система базируется на решениях «Электронные архивные фонды»

и «Системы потокового ввода документов».

Подсистема «Перевод документов в электронный вид» включает модуль распознавания и модуль атрибутирования.

Подсистема «Архив» включает ПК «Электронные архивные фонды»: модули «Архивные фонды», «Архивные справочники», «Читальный зал», а также дополнительные модули: импорта, защищенного просмотра, модуль отчетов.

«Ядро» системы - электронное хранилище, которое строится на основе программного обеспечения Xerox DocuShare, предназначенного для построения промышленных хранилищ электронных документов.

Функции электронного хранилища:

хранение и управление документами и данными (атрибутивной информацией);

• предоставление отдельного рабочего пространства для каждого из семи • областных государственных архивов, а также для Управления архивами;

систематизация фондов по рубрикатору, в основе которого использован ЕКДИ;

• полнотекстовый и атрибутивный поиск размещенных информационных • ресурсов;

удобные средства просмотра информационных ресурсов;

–  –  –

разграничение прав доступа пользователей к рабочим пространствам и • информационным ресурсам.

Особенности реализации проекта:

1. Упрощение реализации, внедрения и сопровождения системы за счет унификации принципов работы с системой всех 7 государственных архивов:

единые правила именования файлов с отсканированными образами описей и

– дел;

единые электронные справочники;

– одинаковая структура рабочих пространств в системе;

– единообразные процессы работы с ЭИР.

2. Сокращение объемов ручного ввода данных при атрибутировании за счет автоматического извлечения информации из имен файлов с отсканированными образами и электронных справочников системы.

3. Минимизация рисков несанкционированного просмотра и использования ЭИР за счет гибкой настройки прав доступа и применения режима защищенного просмотра электронных образов описей и дел для пользователей, обладающих правами только чтения (в т.ч. внешних исследователей).

4. Мониторинг использования системы сотрудниками архивов и внешними исследователями путем подсчета статистики по просмотру описей, посещению электронных читальных залов архивов, объему электронного фонда пользования.

Одновременно реализуются мероприятия по оцифровке описей дел и архивных документов, находящихся в государственной собственности Свердловской области.

Осуществлена оцифровка описей дел областных государственных архивов в объёме 471 708 страниц и особо ценных архивных документов в объёме 215062 страниц.

Созданы рабочие группы, которые осуществляют атрибутирование и контроль ввода данных оцифрованных описей дел и особо ценных архивных документов в систему хранения.

В результате мы получили автоматизированную систему, которая уже сегодня позволяет осуществлять быстрый поиск архивных документов, максимально эффективно осуществлять перевод в электронный вид архивных документов и научно-справочного аппарата к ним. В перспективе данное решение позволит ускорить сроки получения ответов на запросы физических и юридических лиц.

–  –  –

Внедрение автоматизированной информационно-поисковой системы обеспечивает качественно новый уровень функционирования государственных архивов Свердловской области. Система поддерживает надежное хранение и эффективное использование электронных информационных ресурсов архивных фондов (в состав которых могут входить не только отсканированные документы на бумажных носителях, но и оцифрованные фото-, аудио- и видеоматериалы), а также обеспечит эффективный доступ к хранимым документам через электронный научно-справочный аппарат.

Перспективы развития:

перевод в электронный вид государственной услуги по организации выдачи • копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей – интеграция системы с Порталом государственных услуг;

предоставление доступа к электронному информационному ресурсу описей дел • из сети Интернет – интеграция с порталом «Архивы Свердловской области»;

проведение планомерных работ оцифровке архивных документов и • наполнению системы переведенными в электронный вид описями и архивными документами.

–  –  –



Похожие работы:

«МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Технологический институт Федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Южный федеральный университет» И.Н....»

«СРЕДСТВА И МЕТОДЫ СПОРТИВНОЙ ТРЕНИРОВКИ ПАУЭРЛИФТЁРОВ НА НАЧАЛЬНОМ ЭТАПЕ ПОДГОТОВКИ Пушкаренко К. Ю. ФГБОУ ВПО “Кемеровский государственный университет» Кемерово, Россия MEANS AND METHODS FOR SPORTS TRAINING POWERLIFTERS OF INITIAL STAGE Pushkarenko K. Y. FGBOU V...»

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАУК СИБИРСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ ИНСТИТУТ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ МАТЕМАТИКИ И МАТЕМАТИЧЕСКОЙ ГЕОФИЗИКИ ХРЕСТОМАТИЯ ПО ИСТОРИИ ИНФОРМАТИКИ Автор-составитель Я.И. Фет Ответственный редактор академик Б.Г. Михайленко НОВОСИБИРСК АКАДЕМИЧЕСКОЕ ИЗДАТЕЛЬСТВО ГЕО УДК 004 ББК 22.18+32.81 Ф45 Хрест...»

«Английский фюрер Газета Русская Реклама Автор: Administrator 30.07.2008 00:00 В недавней истории Англии есть трогательная страница, способная вышибить слезу даже у самого черствого человека. Король Эдуард VIII влюбилс...»

«Сергей А.Алфёров Из истории денежных реформ _1_ «Политический журнал» опубликовал (http://www.intelros.ru/readroom/polit_mag/-13-190dekabrja-2008/3148-jekonomicheskie-provaly-rossijjskojj.html) один текст, в котором были описаны несколько исторических сюжетов. В первом сюжете говорилось о результатах введения в России в обращение денежных знаков («кредит...»

«Деньги Востока и история их развития Спиридонова К.А., Ченубытова М.Р. Среднерусский институт управления – филиал РАНХиГС Орёл, Россия Money East and the history of their development Spiridonova K. A., M. R. Chenubytova. Central Russian Institute of management – b...»

«Введение в курс Предмет и задачи исторической науки. Место истории России в системе исторических наук. Ее значение в современной общественнополитической жизни. Проблема объективности исторической науки. Периодизация истории России. Основные этапы обществе...»

«Очеретяная Ольга Васильевна ПРАВОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ЖЕНЩИНЫ В ИСЛАМЕ И ПРОБЛЕМА РЕАЛИЗАЦИИ НОРМ ШАРИАТА Данная статья посвящена такому важному и дискуссионному вопросу, как правовое положение женщин в исламе. Основное внимание в данной работе уделяется анализу конкретных прав женщин, предусмотренных Шариатом, а также проблеме реализаци...»

«ВМЕСТО ЗАКЛЮЧЕНИЯ СОЦИАЛЬНО-ФИЛОСОФСКИЕ ОСНОВАНИЯ СТРАТЕГИИ МОДЕРНИЗАЦИИ РОССИИ: РОЛЬ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ (ИЗВЛЕЧЕНИЕ) ВЫВОДЫ. КОНЦЕПЦИЯ ОПЕРЕЖАЮЩЕГО РАЗВИТИЯ НА БАЗЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ И НАУЧНО ИННОВАЦИОННОЙ...»

«Российская Академия Наук Институт философии ИСТОРИЯ ФИЛОСОФИИ Том 20 Москва Международный редакционный совет: Джеффри Эндрю Бараш (Франция), Андриус Бейнориус (Литва), И.С. Вдовина, М.Н. Громов, Моник Кастийо (Франция), Н.В. Мотрошилова, А.В. Смирнов, М.Т. Степанянц, Мишель Юлен (Фра...»







 
2017 www.pdf.knigi-x.ru - «Бесплатная электронная библиотека - разные матриалы»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.